الوحدات والميزات الضرورية لنظام إدارة الموارد البشرية

لماذا تهم وحدات نظام HRMS قبل اختيار النظام؟

إدارة الموارد البشرية في شركة سعودية متوسطة تعني عشرات المهام المتكررة كل شهر: تسجيل الحضور، احتساب الإضافي والغياب، اعتماد الإجازات، إعداد مسير الرواتب، رفع ملف حماية الأجور، متابعة الإقامات المنتهية، احتساب مكافأة نهاية الخدمة لمن يغادر، والرد على أسئلة الموظفين عن أرصدتهم ورواتبهم. حين تتوزع هذه المهام بين جداول بيانات ورسائل بريد وأوراق، يقضي فريق الموارد البشرية وقته في النقل والمطابقة بدل أن يتفرغ للتوظيف والتطوير.

نظام إدارة الموارد البشرية يجمع هذه المهام في منصة واحدة، لكن الأنظمة تختلف كثيراً في الوحدات التي تتضمنها، وفي مدى ملاءمتها لنظام العمل السعودي. في هذا الدليل نستعرض وحدات نظام HRMS الأساسية واحدة واحدة: ما الذي يجب أن تفعله كل وحدة، وما المتطلبات النظامية المحلية المرتبطة بها، مع أمثلة حسابية، ثم نقدم قائمة أسئلة تساعدك على تقييم أي نظام قبل شرائه.

1. ملف الموظف والهيكل التنظيمي

هذه نواة النظام، وكل الوحدات الأخرى تقرأ منها. ملف رقمي واحد لكل موظف يتضمن:

• البيانات الشخصية والجنسية ورقم الهوية أو الإقامة وتاريخ انتهائها.
• بيانات العقد: تاريخ المباشرة، نوع العقد محدد المدة أو غير محدد، مدة التجربة، المسمى والدرجة.
• عناصر الأجر: الأساسي والسكن والنقل والبدلات الأخرى، لأن كل عنصر يدخل في حسابات مختلفة.
• بيانات الحساب البنكي لتحويل الراتب.
• القسم والفرع ومركز التكلفة والمدير المباشر.
• سجل التغييرات: ترقيات، نقل، تعديل راتب، مع تاريخ السريان.

الهيكل التنظيمي في النظام ليس رسماً توضيحياً فقط، بل يحدد مسارات الاعتماد: طلب إجازة الموظف يذهب تلقائياً إلى مديره المباشر، وطلب مديره يذهب إلى المستوى الأعلى. لذلك يجب أن يكون الهيكل محدثاً، وإلا ستضيع الطلبات عند مديرين غادروا.

ومن المهم في السوق السعودي أن تكون مدة التجربة ونوع العقد مسجلين بدقة. منذ تعديلات نظام العمل النافذة في فبراير 2025، أصبح الحد الأقصى لمدة التجربة 180 يوماً، ويجب أن تُنص عليها في العقد.

2. التوظيف والتهيئة

من طلب الوظيفة الشاغرة واعتمادها في الميزانية، إلى نشرها واستقبال الطلبات وجدولة المقابلات وإصدار العرض. وبعد القبول تأتي التهيئة: قائمة مهام لكل موظف جديد تشمل توقيع العقد، وتسليم العهد، وفتح الحسابات، والتدريب الأولي، وتعريفه بالسياسات. النظام الجيد يحول بيانات المرشح المقبول إلى ملف موظف دون إعادة إدخال، ويذكّر كل مسؤول بمهمته في التهيئة.

3. الحضور والانصراف

تسجيل أوقات الدخول والخروج عبر أجهزة البصمة أو تطبيق الجوال، مع إمكانية التحقق من الموقع الجغرافي للموظفين في المواقع الميدانية والمشاريع. يحتسب النظام من هذه البيانات التأخير والخروج المبكر والغياب وساعات العمل الإضافي، ويرحلها إلى مسير الرواتب.

يجب أن يعرف النظام حدود ساعات العمل النظامية: ثماني ساعات يومياً أو 48 ساعة أسبوعياً كحد أقصى، تنخفض في رمضان للمسلمين إلى ست ساعات يومياً أو 36 أسبوعياً. وفي المشاريع الخارجية، يحتاج جدول العمل إلى مراعاة حظر العمل تحت الشمس من الساعة 12 ظهراً حتى 3 عصراً بين 15 يونيو و15 سبتمبر من كل عام.

4. الجداول والورديات

في المستودعات والمصانع والتجزئة لا يعمل الجميع بالجدول نفسه. وحدة الجداول تعرّف الورديات وتوزعها على الموظفين، وتتعامل مع التبديل بين الموظفين والراحة الأسبوعية، ثم يقارن النظام الحضور الفعلي بالوردية المخططة لا بدوام ثابت. دون هذا الربط، سيحتسب النظام موظف الوردية الليلية متأخراً كل يوم.

5. الإجازات

تعريف أنواع الإجازات وقواعد استحقاقها وأرصدتها، وطلبها واعتمادها إلكترونياً، وربطها بالرواتب. أهم الأنواع التي يجب أن يدعمها النظام وفق نظام العمل السعودي:

الإجازة المرضية تحديداً تحتاج نظاماً يتتبع الأيام المستخدمة خلال السنة ويطبق الشريحة الصحيحة تلقائياً. موظف استخدم 40 يوماً مرضية خلال السنة يستحق عن الأيام من 31 إلى 40 ثلاثة أرباع أجره، وهذا حساب يسهل الخطأ فيه يدوياً.

6. مسير الرواتب

هذه الوحدة الأكثر حساسية، لأن أي خطأ فيها يصل إلى كل موظف. يحتسب النظام الراتب الشهري من عناصر الأجر، ويضيف الإضافي والبدلات المتغيرة، ويخصم الغياب والسلف والإجازات غير المدفوعة، ثم يحتسب اشتراكات التأمينات الاجتماعية.

مثال: اشتراكات التأمينات الاجتماعية

موظف سعودي مسجل في النظام القائم، راتبه الأساسي 9,000 ريال وبدل سكنه 3,000 ريال. وعاء الاشتراك هو الأساسي والسكن، أي 12,000 ريال، ضمن الحد الأعلى البالغ 45,000 ريال شهرياً. حصة الموظف 9.75%، أي 1,170 ريالاً تُخصم من راتبه، وحصة صاحب العمل 11.75%، أي 1,410 ريالات. أما الموظف غير السعودي، فيتحمل صاحب العمل عنه 2% لفرع الأخطار المهنية فقط. والمشتركون الجدد منذ 3 يوليو 2024 يخضعون لنظام التأمينات الاجتماعية الجديد بنسب معاش تتدرج سنوياً، لذلك يجب أن يميز النظام بين الفئتين.

مثال: احتساب ساعة العمل الإضافي

وفق نظام العمل، يُدفع عن ساعة العمل الإضافي أجر الساعة مضافاً إليه 50% من أجر الساعة الأساسي. موظف أجره الإجمالي 8,000 ريال وأساسيه 6,000 ريال، ويعمل 240 ساعة شهرياً (30 يوماً × 8 ساعات). أجر الساعة الإجمالي حوالي 33.33 ريالاً، و50% من أجر الساعة الأساسي 12.50 ريالاً، فتكون ساعة الإضافي حوالي 45.83 ريالاً. والمثال توضيحي، فطريقة احتساب أجر الساعة تتبع سياسة الشركة وعقودها ضمن حدود النظام.

حماية الأجور

بعد اعتماد المسير، يُصدر النظام ملف التحويل البنكي وملف حماية الأجور. ومنذ 1 مارس 2025 يجب رفع ملف حماية الأجور عبر منصة مدد خلال 30 يوماً بدلاً من 60. لذلك يفيد أن يذكّر النظام بالموعد، وأن يطابق ما حُول فعلاً مع ما في المسير.

وأخيراً يرحل النظام قيد الرواتب إلى الحسابات ومراكز التكلفة الصحيحة، وهنا تظهر قيمة أن تكون الرواتب جزءاً من نظام ERP واحد مع المحاسبة. تعرف على وحدة الموارد البشرية والرواتب في ترانكويل.

7. نهاية الخدمة والمستحقات

عند انتهاء العلاقة التعاقدية، يحتسب النظام المستحقات النهائية: الراتب حتى آخر يوم، ورصيد الإجازات غير المستخدمة، ومكافأة نهاية الخدمة. والمكافأة وفق المادة 84 من نظام العمل هي أجر نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة بعدها، وتُحتسب أجزاء السنة بنسبتها، على أساس آخر أجر فعلي شامل البدلات.

مثال افتراضي: موظف خدم سبع سنوات، وآخر أجر له 10,000 ريال. عن السنوات الخمس الأولى: 5 × 5,000 = 25,000 ريال. عن السنتين التاليتين: 2 × 10,000 = 20,000 ريال. المجموع 45,000 ريال. ويختلف الاستحقاق في حالات الاستقالة حسب مدة الخدمة، ولذلك يحتاج النظام إلى معرفة سبب انتهاء العلاقة لتطبيق القاعدة الصحيحة. وقد فصلنا ذلك في مقال نهاية الخدمة والإجازات في نظام العمل.

ولا يكفي احتساب المكافأة عند المغادرة فقط. المكافأة التزام يتراكم كل شهر، والنظام الجيد يحتسب مخصصها دورياً ويرحله محاسبياً، حتى لا تفاجأ الشركة بمبلغ كبير عند مغادرة عدد من الموظفين القدامى.

8. المستندات وتنبيهات الانتهاء

تخزين رقمي لعقود العمل والشهادات ونسخ الهويات والجوازات والإقامات ورخص القيادة والتأمين الطبي، مع تتبع تاريخ انتهاء كل مستند وتنبيه المسؤول قبل الانتهاء بمدة كافية. في شركة لديها مئات العمالة الوافدة، تأخر تجديد إقامة واحدة يعطل إجراءات ذلك الموظف وقد يعرض الشركة لغرامات. التكامل مع منصة مقيم يجعل متابعة الإقامات والتأشيرات أدق، لأن البيانات تأتي من المصدر. تعرف على تنبيهات انتهاء المستندات في ترانكويل.

9. الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين

بوابة أو تطبيق يتيح للموظف طلب الإجازة، والاطلاع على رصيده، وتنزيل كشف راتبه، وطلب خطاب تعريف، وتحديث بعض بياناته. وللمدير، رؤية إجازات فريقه واعتماد الطلبات وحضور فريقه في شاشة واحدة. أثر هذه الوحدة يظهر في انخفاض الأسئلة المتكررة التي تصل إلى الموارد البشرية، وفي سرعة الاعتمادات.

10. الأداء والتدريب

تحديد أهداف لكل موظف، ومتابعتها، وإجراء تقييمات دورية بنماذج قابلة للتعديل، وربط النتائج بقرارات الزيادة والترقية. ويرتبط التدريب بالأداء، فالفجوات التي تظهر في التقييم تتحول إلى خطة تدريب. ومع تعديلات نظام العمل الأخيرة أصبح على أصحاب العمل اعتماد سياسات للتدريب والتأهيل، وتوثيقها في النظام يسهل إثبات الالتزام.

11. الامتثال والتقارير

في السوق السعودي، الامتثال ليس ميزة إضافية بل جزء من العمل اليومي. يحتاج النظام إلى دعم:

• متابعة نسب التوطين وفق برنامج نطاقات، بمعرفة عدد السعوديين وغير السعوديين في كل نشاط.
• بيانات العقود المسجلة في منصة قوى، ومطابقتها مع ملفات الموظفين.
• تقارير التأمينات الاجتماعية وحماية الأجور.
• سجل تدقيق لكل تعديل على الرواتب والبيانات الحساسة، وصلاحيات تحد من رؤية الرواتب لمن يحتاجها فقط، خصوصاً مع نظام حماية البيانات الشخصية.

وفي التقارير الإدارية: أعداد الموظفين حسب القسم والجنسية، ومعدل الدوران الوظيفي، وتكلفة الرواتب حسب مركز التكلفة، والغياب والإضافي، والمستندات المنتهية.

مثال: كيف تعمل الوحدات معاً في شهر واحد

لنتتبع موظفاً افتراضياً في مستودع بالدمام خلال شهر واحد، لنرى كيف تمرر الوحدات البيانات بينها دون إدخال يدوي:

1. الجداول: الموظف مسجل على الوردية المسائية من 2 ظهراً حتى 10 مساءً، ستة أيام أسبوعياً.
2. الحضور: جهاز البصمة سجل تأخيره 40 دقيقة في يومين، وبقاءه ساعتين إضافيتين في أربعة أيام بطلب من مشرفه، أي ثماني ساعات إضافية.
3. الإجازات: قدم طلب إجازة مرضية ثلاثة أيام عبر تطبيق الخدمة الذاتية مع التقرير الطبي، واعتمدها مديره. هذه أول إجازة مرضية له في السنة، فهي بأجر كامل.
4. الرواتب: عند تشغيل المسير، يقرأ النظام التأخير ويطبق سياسة الخصم المعتمدة، ويضيف الساعات الثماني بالمعدل المحتسب، ويتعامل مع الأيام المرضية بأجر كامل، ثم يحتسب اشتراك التأمينات على الأساسي والسكن.
5. المحاسبة: يُرحل قيد الرواتب على مركز تكلفة مستودع الدمام، ويُحدث مخصص نهاية الخدمة لهذا الموظف.
6. المستندات: في الشهر نفسه يصل تنبيه بأن إقامته تنتهي بعد 60 يوماً، فيبدأ المسؤول إجراءات التجديد مبكراً.

في الطريقة اليدوية، كل خطوة من هذه الخطوات كانت تعني ملفاً يُرسل ورقماً يُنقل، وفرصة لخطأ. في نظام متكامل يُدخل كل حدث مرة واحدة في مكانه، وتقرأه الوحدات الأخرى.

الانتقال من الجداول إلى نظام HRMS

أصعب ما في الانتقال ليس النظام نفسه، بل البيانات القديمة. خطوات عملية:

1. اجمع بيانات الموظفين ونظفها: تأكد من أرقام الهويات والإقامات وتواريخ انتهائها، وتواريخ المباشرة الفعلية لأنها أساس حساب نهاية الخدمة والإجازة السنوية.
2. افصل عناصر الأجر: كثير من الشركات تحتفظ بالراتب رقماً إجمالياً في الجداول. النظام يحتاج الأساسي والسكن والبدلات منفصلة.
3. رحّل الأرصدة الافتتاحية: رصيد الإجازات لكل موظف، والسلف القائمة، ومخصص نهاية الخدمة المتراكم.
4. شغّل مسيرين بالتوازي: المسير القديم والجديد لشهر أو شهرين، وقارن النتائج موظفاً موظفاً قبل الاعتماد على النظام وحده.
5. درّب المديرين على الاعتمادات: لأن الخدمة الذاتية لا تعمل إذا تجاهل المديرون الطلبات المعلقة.

فصلنا هذه الخطوات في مقال ترحيل الرواتب إلى نظام جديد.

ملخص وحدات نظام HRMS

أي الوحدات تحتاجها حسب حجم شركتك؟

الشركات الصغيرة تخطئ أحياناً بتأجيل وحدة المستندات لأنها "تعرف موظفيها". لكن عشرين إقامة بتواريخ انتهاء مختلفة كافية لتفويت واحدة. والشركات الكبيرة تخطئ بالبدء بالتحليلات المتقدمة قبل أن تكون بيانات الحضور والرواتب نظيفة، فتأتي التحليلات بأرقام لا يثق بها أحد.

أسئلة تطرحها على أي مزود قبل الشراء

1. هل يحتسب النظام شرائح الإجازة المرضية تلقائياً على مدار السنة؟
2. هل يميز بين المشتركين في التأمينات وفق النظام القائم والنظام الجديد؟
3. هل يُصدر ملف حماية الأجور بالصيغة المطلوبة، وملف التحويل البنكي؟
4. هل يحتسب مكافأة نهاية الخدمة حسب سبب انتهاء العلاقة، ويرحل مخصصها شهرياً؟
5. هل يرتبط بالمحاسبة ومراكز التكلفة دون تصدير واستيراد يدوي؟
6. هل يدعم الحضور الميداني بالتحقق من الموقع للمشاريع والمواقع الخارجية؟
7. هل يمكن تعديل مسارات الاعتماد حسب هيكل شركتي؟

اطلب أن تُعرض عليك هذه السيناريوهات على بيانات قريبة من واقعك، لا عرضاً تقديمياً عاماً. ولفهم الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة رأس المال البشري، راجع مقال HCM مقابل HRM.

الأسئلة الشائعة

ما الوحدات الأساسية في أي نظام HRMS؟

ملف الموظف، والحضور، والإجازات، والرواتب، ونهاية الخدمة، والمستندات، والخدمة الذاتية. بقية الوحدات مثل التوظيف والأداء مهمة، لكن الشركات الصغيرة قد تبدأ بالوحدات الأساسية وتضيفها لاحقاً.

هل يجب أن يكون نظام الموارد البشرية جزءاً من نظام ERP؟

ليس شرطاً، لكنه يوفر الكثير. عندما تكون الرواتب في النظام نفسه مع المحاسبة، يُرحل قيد الرواتب إلى مراكز التكلفة تلقائياً، وتظهر تكلفة العمالة في ربحية المشاريع والفروع دون نقل يدوي.

كيف يتعامل النظام مع الإجازة المرضية الطويلة؟

يتتبع الأيام المستخدمة خلال السنة، ويطبق الأجر الكامل للثلاثين يوماً الأولى، وثلاثة أرباع الأجر للستين التالية، ثم دون أجر للثلاثين التالية، ويعكس ذلك في المسير تلقائياً.

ما أهمية تنبيهات انتهاء المستندات؟

تمنع تجاوز تواريخ انتهاء الإقامات والرخص والتأمين الطبي، وما يترتب على ذلك من تعطل إجراءات الموظف أو غرامات على الشركة.

ما الذي يقدمه ترانكويل في الموارد البشرية؟

إدارة الموظفين، والحضور والانصراف، والجداول، والرواتب، والخدمة الذاتية، وتنبيهات انتهاء المستندات، والتحقق الجغرافي، والتكامل مع البنوك ومنصة مقيم. تواصل مع فريق ترانكويل لعرض يناسب شركتك.