ما هي الطرق المختلفة لتحسين عملية المشتريات؟

لماذا تستحق عملية المشتريات التحسين؟

في أغلب الشركات التجارية والصناعية والمقاولات، تمثل المشتريات الجزء الأكبر من التكاليف. شركة توزيع تبيع بمئة مليون ريال قد تشتري بما يقارب ثمانين مليوناً، ومصنع قد ينفق أكثر من نصف إيراداته على المواد الخام والخدمات. لذلك فإن تحسيناً صغيراً في المشتريات يؤثر في الربح أكثر من تحسين مماثل في أي بند آخر. توفير 2% فقط على مشتريات قيمتها 80 مليون ريال يعني 1.6 مليون ريال تذهب مباشرة إلى صافي الربح، وهو ما قد يحتاج إلى زيادة كبيرة في المبيعات لتحقيقه.

لكن تحسين المشتريات لا يعني الضغط على الموردين لخفض الأسعار فقط. المشتريات الجيدة تعني أيضاً شراء الصنف الصحيح بالكمية الصحيحة في الوقت الصحيح، وبدورة موافقات لا تؤخر العمل ولا تفتح باباً للتجاوزات، ودفع ما استُلم فعلاً بالسعر المتفق عليه فقط. في هذا الدليل نعرض طرقاً عملية لتحسين عملية المشتريات، مع أمثلة رقمية وجداول يمكن تطبيقها مباشرة.

ابدأ بتشخيص الوضع الحالي

قبل أي تغيير، اجمع أرقاماً بسيطة عن آخر ستة أشهر. هذه الأرقام ستكون خط الأساس الذي تقيس عليه التحسن:

• زمن دورة الشراء: عدد الأيام من إنشاء طلب الشراء حتى إصدار أمر الشراء، ومن أمر الشراء حتى الاستلام.
• نسبة الشراء خارج الدورة: الفواتير التي وصلت دون أمر شراء مسبق.
• نسبة المشتريات العاجلة: الطلبات التي وُسمت بأنها عاجلة، وكم دُفع فيها فوق السعر المعتاد.
• عدد الموردين لكل فئة: كم مورداً تشتري منه القرطاسية أو قطع الغيار أو مواد التغليف؟
• فروقات الفواتير: كم فاتورة اختلف سعرها أو كميتها عن أمر الشراء أو الاستلام؟

إذا لم تستطع استخراج هذه الأرقام خلال يوم أو يومين، فهذا بحد ذاته تشخيص: بيانات المشتريات مبعثرة، وأول تحسين هو جمعها في مكان واحد.

1. حلل الإنفاق قبل أن تفاوض

تحليل الإنفاق يعني تصنيف كل ما اشتريته حسب الفئة والمورد والإدارة، ثم البحث عن الأنماط. مثال افتراضي لشركة صناعية متوسطة:

الجدول يكشف أين تضع جهدك. مواد التغليف بأحد عشر مورداً تعني أن كل مورد يرى جزءاً صغيراً من حجمك فلا يمنحك أفضل سعر. توحيدها على اثنين أو ثلاثة يعطيك قوة تفاوض. أما قطع الغيار بسبعة وعشرين مورداً فتشير غالباً إلى غياب التخطيط، وهو موضوع البند الخامس.

2. وحّد المواصفات والموردين حيث يفيد

كثير من التشتت سببه أن كل إدارة تطلب الصنف بمواصفات مختلفة قليلاً. ثلاثة أنواع من القفازات، وأربعة مقاسات من الكراتين لا يختلف بينها إلا سنتيمتر. توحيد المواصفات يقلل عدد الأصناف، ويجمع الكميات، ويسهل المقارنة بين الموردين.

التوحيد لا يعني الاعتماد على مورد واحد في كل شيء. للمواد الحرجة احتفظ بمورد بديل مؤهل على الأقل، حتى لا يتوقف الإنتاج إذا تعثر المورد الرئيسي. القاعدة العملية: مورد رئيسي يأخذ معظم الحجم، ومورد ثانٍ يأخذ حصة تكفي لإبقائه مهتماً وجاهزاً.

3. صمم مصفوفة موافقات واضحة

الموافقات التي تمر كلها على المدير العام تؤخر العمل، والموافقات الغائبة تفتح باب التجاوزات. الحل مصفوفة تربط مستوى الموافقة بالقيمة ونوع الشراء:

هذه الأرقام مثال، وكل شركة تحددها حسب حجمها. المهم أن تكون مكتوبة، وأن يفرضها النظام آلياً بدلاً من الاعتماد على ذاكرة الموظفين. وانتبه لتجزئة الطلبات: طلب بقيمة 60,000 ريال يُقسم إلى طلبين بقيمة 30,000 لتجنب مستوى الموافقة الأعلى. النظام يستطيع كشف هذا النمط عندما تتكرر طلبات للمورد نفسه في أيام متقاربة.

4. أتمت دورة الشراء والمطابقة الثلاثية

الدورة الكاملة من طلب الشراء إلى الدفع تمر بخطوات ثابتة: طلب، اعتماد، أمر شراء، استلام، فاتورة، مطابقة، دفع. عندما تتم هذه الخطوات بالبريد الإلكتروني والورق، تضيع المستندات، ويصعب معرفة أين يقف الطلب، وتصل الفواتير إلى المالية متأخرة.

كيف تعمل المطابقة الثلاثية؟

قبل اعتماد دفع أي فاتورة، يقارن النظام ثلاثة مستندات: أمر الشراء (ما طلبناه وبأي سعر)، وإذن الاستلام (ما وصل فعلاً)، وفاتورة المورد (ما يطالب به). مثال افتراضي:

دون المطابقة كانت الشركة ستدفع 22,000 ريال قبل الضريبة بدلاً من 20,160، أي 1,840 ريالاً زيادة على فاتورة واحدة. اضرب ذلك في مئات الفواتير شهرياً لتعرف قيمة هذا الضابط. يمكن ضبط هامش تسامح صغير، مثل فرق لا يتجاوز 1% في السعر، يمر دون تدخل، وما يتجاوزه يُحجز للمراجعة.

الفاتورة الإلكترونية جزء من المطابقة

في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، تُعتمد الفواتير الضريبية بين المنشآت من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لحظياً قبل مشاركتها مع المشتري. عند استلام فاتورة مورد، تحقق من رقمه الضريبي ومن اكتمال بيانات الفاتورة، لأن استرداد ضريبة المدخلات بنسبة 15% يعتمد على فاتورة ضريبية صحيحة. فاتورة ناقصة البيانات قد تعني ضريبة لا يمكن استردادها.

5. قلل الشراء العاجل بالتخطيط

الشراء العاجل أغلى دائماً: لا وقت للمقارنة، والمورد يعرف أنك مضطر، والشحن السريع له تكلفة. وأغلب الشراء العاجل ليس طارئاً حقيقياً، بل نتيجة غياب التخطيط. ثلاث أدوات تقلله:

• نقطة إعادة الطلب: لكل صنف متكرر الاستهلاك، حدد مستوى إذا وصل إليه المخزون يُنشأ طلب شراء. مثال: صنف يُستهلك منه 40 وحدة يومياً، ومهلة توريده 10 أيام، ومخزون الأمان 120 وحدة. نقطة إعادة الطلب = 40 × 10 + 120 = 520 وحدة.
• تخطيط الاحتياجات: ربط المشتريات بخطة المبيعات أو الإنتاج أو جدول المشاريع، بحيث تُطلب المواد قبل الحاجة بمدة كافية.
• تحليل الأسباب: راجع كل شهر الطلبات العاجلة: من طلبها، ولماذا، وهل كان يمكن توقعها؟ ستجد أن أغلبها يتكرر من الإدارات نفسها وللأسباب نفسها.

للتوسع في حساب نقطة إعادة الطلب راجع مقالنا عن نقطة إعادة الطلب في المخزون.

6. قيّم الموردين بأرقام لا بانطباعات

السعر وحده معيار مضلل. المورد الأرخص الذي يتأخر ويسلم بضاعة معيبة قد يكون الأغلى فعلياً. بطاقة تقييم بسيطة بأوزان واضحة تجعل المقارنة موضوعية:

المورد ب أرخص، لكن المورد أ يتفوق عليه في المجموع بسبب التزامه بالمواعيد. هذا التقييم يصبح ممكناً عندما يسجل النظام تاريخ الاستلام الفعلي مقابل الموعد في أمر الشراء، والكميات المرفوضة عند الفحص. لتفاصيل أكثر راجع مقالنا عن تقييم أداء الموردين.

7. استخدم الاتفاقيات الإطارية للمشتريات المتكررة

للأصناف التي تشتريها باستمرار، لا معنى لطلب عروض أسعار في كل مرة. اتفاقية إطارية سنوية تحدد الأسعار أو آلية تعديلها، ومدة التوريد، وشروط الجودة والدفع، ثم تصدر أوامر الشراء ضمنها حسب الحاجة. هذا يختصر زمن الدورة من أيام إلى ساعات، ويثبت الأسعار، ويمنح المورد رؤية لحجمك تساعده على التخطيط.

عند ربط الاتفاقية بالنظام، يظهر السعر المتفق عليه تلقائياً في أمر الشراء، ويُنبّه المستخدم إذا اقترب الاستهلاك من السقف المتفق عليه أو اقترب تاريخ انتهاء الاتفاقية.

8. احمِ بيانات الموردين من الاحتيال

من أكثر أنماط الاحتيال شيوعاً في المشتريات تغيير الحساب البنكي لمورد حقيقي قبل موعد الدفع، أو إنشاء مورد وهمي يصدر فواتير لخدمات لم تُقدم. ضوابط بسيطة تمنع أغلب ذلك:

• فصل صلاحية إنشاء المورد عن صلاحية اعتماد الدفع.
• عدم تعديل الحساب البنكي لأي مورد إلا بموافقة ثانية وتأكيد هاتفي من رقم مسجل مسبقاً، لا من الرقم الوارد في طلب التغيير.
• مراجعة دورية للموردين الذين لم يتعاملوا منذ مدة وإيقافهم.
• تقرير شهري بالموردين الجدد ومن أنشأهم.

9. اربط المشتريات بالموازنة قبل الالتزام لا بعده

في كثير من الشركات تكتشف المالية تجاوز الموازنة بعد وصول الفواتير، أي بعد أن يصبح الالتزام أمراً واقعاً. الأسلوب الأفضل هو محاسبة الالتزامات: بمجرد اعتماد أمر الشراء، تُحجز قيمته من موازنة الإدارة أو المشروع، حتى قبل الاستلام والفاتورة.

مثال افتراضي: موازنة الصيانة السنوية لمصنع 500,000 ريال. حتى نهاية الربع الثالث بلغت الفواتير المسجلة 260,000 ريال، وهو رقم يبدو مطمئناً. لكن هناك أوامر شراء معتمدة لم تُفوتر بعد بقيمة 180,000 ريال. المتاح الحقيقي إذن 500,000 ناقص 260,000 ناقص 180,000 = 60,000 ريال فقط، لا 240,000 كما يوحي رقم الفواتير. عندما يعرض النظام الرصيد المتاح عند إنشاء الطلب، يعرف مدير الصيانة قبل أن يطلب أن عليه ترتيب الأولويات أو طلب زيادة في الموازنة.

10. طوّر علاقة شراكة مع الموردين الاستراتيجيين

ليس كل مورد يستحق علاقة شراكة. مورد المستلزمات المكتبية يكفيه أمر شراء واضح ودفع في موعده. أما المورد الذي يوفر مادة خام أساسية، أو يصعب استبداله، فيستحق علاقة أعمق. اجتماع مراجعة ربع سنوي مع كل مورد استراتيجي يمكن أن يغطي:

• نتائج بطاقة التقييم للربع، ونقاط التحسن أو التراجع.
• توقعات الطلب للربع القادم، حتى يخطط المورد إنتاجه ومخزونه.
• المشكلات المتكررة في التسليم أو المستندات وأسبابها الجذرية.
• فرص مشتركة لخفض التكلفة، مثل تغيير التغليف أو تجميع الشحنات أو تعديل مواصفات لا تؤثر على الجودة.

المورد الذي يعرف خطتك مسبقاً يستطيع أن يمنحك أسعاراً أفضل ومهلاً أقصر، لأنه يقلل مخاطرته هو أيضاً. ولمزيد من الأفكار في هذا الاتجاه راجع مقالنا عن خفض تكاليف المشتريات.

11. اجعل الطلب سهلاً على الإدارات الطالبة

كثير من الشراء خارج الدورة سببه أن الدورة نفسها مرهقة. إذا احتاج مهندس الصيانة إلى عشرين دقيقة لكتابة طلب شراء قطعة معروفة، فسيتصل بالمورد مباشرة. بعض الحلول البسيطة:

• قائمة أصناف معتمدة: للأصناف المتكررة، يختار الطالب من قائمة جاهزة بالمواصفات والمورد والسعر المتفق عليه، بدلاً من كتابة الوصف كل مرة.
• قوالب للطلبات المتكررة: طلب شهري لمستلزمات التشغيل يُنسخ ويُعدل بدلاً من إنشائه من الصفر.
• متابعة حالة الطلب: عندما يرى الطالب أين يقف طلبه ومن ينتظر اعتماده، تقل الاتصالات والاستفسارات، ويقل الإغراء بتجاوز الدورة.

12. احفظ مستندات المشتريات بطريقة تخدم المراجعة والضريبة

كل عملية شراء تترك مستندات: الطلب، والعروض، والمقارنة، وأمر الشراء، وإذن الاستلام، والفاتورة، وإثبات الدفع. المراجع الداخلي والخارجي سيطلبها، وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك قد تطلب الفواتير الضريبية عند الفحص. ووفق لائحة ضريبة القيمة المضافة تُحفظ السجلات ست سنوات على الأقل بشكل عام، وتمتد المدة إلى إحدى عشرة سنة للأصول الرأسمالية المنقولة وغير الملموسة وإلى خمس عشرة سنة للعقارات. عندما ترتبط المستندات كلها بأمر الشراء في النظام، يصبح استخراج ملف كامل لأي عملية أمراً يستغرق دقائق.

خطة تحسين عملية خلال 90 يوماً

لا تحاول تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. خطة مرحلية تعطي نتائج مبكرة وتبني الثقة:

بعد التسعين يوماً، قارن المؤشرات بخط الأساس الذي جمعته في البداية، وحدد المرحلة التالية بناءً على الأرقام.

أخطاء شائعة عند تحسين المشتريات

• التركيز على السعر وحده: خفض السعر 3% مع مورد يتأخر باستمرار قد يكلفك أكثر في توقف الإنتاج أو فقدان المبيعات.
• موافقات كثيرة لمبالغ صغيرة: ثلاث موافقات على طلب قيمته 800 ريال تضيع وقتاً أكثر مما تحمي من مال.
• استثناءات بلا حدود: إذا كان كل طلب "عاجلاً" ويتجاوز الدورة، فالدورة غير موجودة فعلياً.
• إهمال المستخدم الداخلي: إذا كانت الدورة الجديدة بطيئة ومعقدة، ستجد الإدارات طرقاً للالتفاف عليها.

مؤشرات تقيس بها التحسن

لقائمة أشمل من المؤشرات راجع مقالنا عن مؤشرات أداء المشتريات.

دور نظام ERP في تحسين المشتريات

أغلب ما سبق ممكن نظرياً بجداول البيانات، لكنه يصعب الحفاظ عليه عملياً. نظام ERP يجعل طلب الشراء وأمر الشراء والاستلام والفاتورة مرتبطة ببعضها، ويطبق مصفوفة الموافقات تلقائياً، ويربط المشتريات بالمخزون والمحاسبة فلا يحتاج أحد إلى إعادة إدخال البيانات.

في ترانكويل، تعمل وحدة إدارة المشتريات ضمن نظام سحابي واحد مع المخزون والمبيعات والمحاسبة المالية والفوترة الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات الهيئة. ويمكن تخصيص الموافقات متعددة المستويات والتقارير والشاشات حسب سياسة الشراء في شركتك.

الأسئلة الشائعة

من أين أبدأ تحسين المشتريات؟

من تحليل الإنفاق. صنّف مشتريات آخر سنة حسب الفئة والمورد، وابدأ بالفئات ذات الإنفاق الكبير والموردين المتعددين، فهي غالباً أسرع مصدر للتوفير.

ما الفرق بين المطابقة الثنائية والثلاثية؟

الثنائية تقارن أمر الشراء بالفاتورة فقط، وتناسب الخدمات التي لا يوجد لها استلام مادي. الثلاثية تضيف إذن الاستلام، فتمنع دفع ما لم يصل فعلاً، وهي المعيار للبضائع.

هل يعني التوحيد الاعتماد على مورد واحد؟

لا. التوحيد يقلل عدد الموردين لتجميع الحجم، لكن للمواد الحرجة يجب الاحتفاظ بمورد بديل مؤهل لتجنب توقف العمل.

كيف تؤثر الفوترة الإلكترونية على المشتريات؟

فواتير الموردين الضريبية تصل معتمدة من الهيئة في المرحلة الثانية، لكن عليك التحقق من صحة بياناتها ومطابقتها مع أمر الشراء والاستلام، لأن استرداد ضريبة المدخلات يعتمد على فاتورة صحيحة.

هل يناسب نظام ترانكويل الشركات الصغيرة؟

نعم. التسعير متاح لكل مستخدم للشركات الصغيرة، أو برسوم ثابتة لكل وحدة مع مستخدمين غير محدودين للشركات الأكبر. تواصل مع فريق ترانكويل للحصول على عرض خلال 24 ساعة.