ما هو تحليل ABC في إدارة المخزون؟

ما هو تحليل ABC في إدارة المخزون؟

في أغلب المستودعات لا تتساوى الأصناف في أهميتها. شركة قطع غيار قد يكون لديها ثلاثة آلاف صنف، لكن عشرات قليلة منها تمثل معظم قيمة المشتريات السنوية، بينما آلاف الأصناف الأخرى من براغٍ وأشرطة وحلقات مطاطية لا تمثل مجتمعة إلا نسبة صغيرة. ومع ذلك، تُعامل الأصناف كلها في كثير من الشركات بالطريقة نفسها: الجرد نفسه، والمتابعة نفسها، وجهد الشراء نفسه.

تحليل ABC هو أسلوب لتصنيف الأصناف إلى ثلاث فئات حسب قيمة استهلاكها السنوي، حتى يُوزع جهد الإدارة بحسب الأثر المالي لكل صنف. الفئة A قليلة العدد عالية القيمة وتستحق أدق متابعة. الفئة C كثيرة العدد منخفضة القيمة وتكفيها إجراءات مبسطة. والفئة B بينهما.

الفكرة مستمدة من مبدأ باريتو الذي يلاحظ أن جزءاً صغيراً من الأسباب يفسر جزءاً كبيراً من النتائج، ويُعبر عنه شعبياً بقاعدة 80/20. في المخزون لا يلزم أن تكون النسبة 80/20 بالضبط، لكن التركز موجود في معظم الشركات بدرجة أو بأخرى. في هذا الدليل نشرح طريقة الحساب بمثال رقمي كامل، ونحدد سياسة عملية لكل فئة، ونتناول حدود التحليل وكيف تكمله بتصنيفات أخرى.

الفئات الثلاث بنظرة سريعة

هذه نسب استرشادية شائعة في الأدبيات، وليست قاعدة ملزمة. كل شركة تختار حدودها بحسب توزيع أصنافها الفعلي، والأهم أن تكون الحدود ثابتة ومعلنة حتى يُطبق التصنيف بالطريقة نفسها في كل مراجعة.

طريقة الحساب خطوة بخطوة

1. حدد الفترة: عادة آخر اثني عشر شهراً، حتى تشمل المواسم كلها. فترة أقصر قد تضخم صنفاً موسمياً أو تظلمه.
2. اجمع الاستهلاك السنوي لكل صنف: الكمية المباعة أو المصروفة للإنتاج خلال الفترة، من حركات النظام لا من التقدير.
3. حدد تكلفة الوحدة: متوسط التكلفة المرجح أو تكلفة الشراء الأخيرة، بشرط استخدام الأساس نفسه لكل الأصناف. استخدم التكلفة لا سعر البيع، لأن الهدف قياس رأس المال المستثمر.
4. احسب قيمة الاستهلاك السنوي: الكمية السنوية × تكلفة الوحدة.
5. رتب الأصناف تنازلياً حسب قيمة الاستهلاك.
6. احسب النسبة التراكمية لقيمة الاستهلاك من الأعلى إلى الأدنى.
7. طبق الحدود: مثلاً الأصناف حتى 80% تراكمياً فئة A، ومن 80% إلى 95% فئة B، والباقي فئة C.

مثال رقمي: شركة قطع غيار تكييف في جدة

لنفترض شركة توزيع قطع غيار تكييف، ولتبسيط العرض نأخذ عينة من عشرة أصناف فقط. الأرقام افتراضية للتوضيح:

إجمالي قيمة الاستهلاك مليون ريال. ثلاثة أصناف، أي 30% من العينة، تمثل 79% من القيمة. وأربعة أصناف، أي 40% من العينة، لا تمثل مجتمعة إلا 5.5%. في كتالوج حقيقي من آلاف الأصناف يكون التركز عادة أوضح، فتنخفض نسبة أصناف A من العدد.

لاحظ أن ترتيب الكمية مختلف تماماً عن ترتيب القيمة. البراغي والأشرطة هي الأعلى كمية، لكنها في ذيل القائمة قيمةً. لو وزعت الشركة جهد المتابعة حسب عدد الحركات أو حجم الكراتين، لانشغل الفريق بالأصناف الأقل أثراً.

سياسة عملية لكل فئة

التصنيف وحده لا يغير شيئاً. قيمته في أن يتبعه اختلاف حقيقي في طريقة إدارة كل فئة:

يبدو بند مخزون الأمان معاكساً للحدس: لماذا نحتفظ بهامش أكبر للأصناف الأرخص؟ لأن نفاد علبة براغٍ قد يوقف تركيب وحدة تكييف قيمتها آلاف الريالات، بينما تكلفة الاحتفاظ بعلبتين إضافيتين لا تُذكر. أما في الفئة A، فكل وحدة إضافية من الضواغط تعني 1,500 ريال محتجزة، لذلك يُحسب مخزون الأمان فيها بدقة. للتفاصيل راجع مقالنا عن مخزون الأمان، وعن حساب كمية الطلب الاقتصادية.

أثر التحليل على رأس المال: مثال افتراضي

لنعد إلى شركة قطع الغيار في جدة. قبل التحليل، كانت الشركة تحتفظ بمخزون يغطي شهرين من الاستهلاك لكل الأصناف دون تمييز. قيمة الاستهلاك السنوي للعينة مليون ريال، فمخزون شهرين يعادل حوالي 167,000 ريال، منها حوالي 132,000 ريال في أصناف الفئة A وحدها.

بعد التحليل قررت الشركة تخفيض تغطية الفئة A إلى ثلاثة أسابيع مع طلبيات أسبوعية أو نصف شهرية ومتابعة دقيقة، وإبقاء الفئة B على ستة أسابيع، ورفع الفئة C إلى ثلاثة أشهر لتقليل عدد الطلبيات الصغيرة. النتيجة التقريبية:

• الفئة A: من حوالي 132,000 ريال إلى حوالي 45,600 ريال.
• الفئة B: من حوالي 25,800 ريال إلى حوالي 17,900 ريال.
• الفئة C: من حوالي 9,200 ريال إلى حوالي 13,800 ريال.

المخزون الإجمالي انخفض من حوالي 167,000 ريال إلى حوالي 77,200 ريال، رغم أن مخزون الفئة C ارتفع. وعدد طلبيات الفئة C انخفض لأنها أصبحت تُطلب كل ثلاثة أشهر. الأرقام افتراضية، والتخفيض الحقيقي يعتمد على مهلة التوريد وموثوقية الموردين وتذبذب الطلب، لكن المنطق واضح: التشديد حيث يتركز المال، والتخفيف حيث تكون تكلفة المتابعة أعلى من قيمة الصنف.

استخدام ABC في الجرد الدوري

من أكثر تطبيقات التحليل فائدة جدولة الجرد الدوري بدلاً من الجرد السنوي الشامل الذي يوقف المستودع أياماً. لنفترض مستودعاً فيه 2,000 صنف: 200 صنف A تُجرد شهرياً، و500 صنف B تُجرد ربعياً، و1,300 صنف C تُجرد مرة في السنة. عدد عمليات العد السنوية:

• الفئة A: 200 × 12 = 2,400 عملية عد
• الفئة B: 500 × 4 = 2,000 عملية عد
• الفئة C: 1,300 × 1 = 1,300 عملية عد

المجموع 5,700 عملية عد في السنة، أي حوالي 23 صنفاً في كل يوم عمل على أساس 250 يوماً. هذا حجم يستطيع فريق صغير إنجازه في ساعة أو ساعتين يومياً دون إيقاف العمل، والأصناف الأعلى قيمة تُراجع اثنتي عشرة مرة في السنة بدلاً من مرة واحدة. شرحنا طرق الجرد بالتفصيل في دليل الجرد.

ويبقى الجرد في نهاية السنة المالية مهماً للقوائم المالية والمتطلبات النظامية، فنظام الدفاتر التجارية يلزم بتسجيل جرد المخزون في نهاية السنة. لكن الجرد الدوري المنتظم يجعل جرد نهاية السنة أسرع وأقل مفاجآت.

حدود تحليل ABC

التحليل أداة مفيدة لكنه يقيس بعداً واحداً هو القيمة المالية، ولذلك له حدود يجب الانتباه لها:

• لا يقيس الأهمية التشغيلية: قطعة غيار رخيصة لآلة إنتاج رئيسية قد تُصنف C، مع أن نفادها يوقف المصنع.
• لا يقيس تذبذب الطلب: صنفان في الفئة A قد يكون أحدهما مستقر الطلب والآخر متقلباً جداً، ويحتاج كل منهما سياسة مختلفة.
• الأصناف الجديدة: ليس لها تاريخ استهلاك كافٍ، فتظهر في الفئة C وهي قد تكون منتجاً استراتيجياً يُراد له النمو.
• الموسمية: صنف يباع بكثافة في الصيف أو في رمضان قد يتغير تصنيفه إذا حُسب على فترة قصيرة.
• التصنيف يتقادم: تتغير الأسعار والطلب، فيجب إعادة الحساب دورياً، عادة كل ربع أو نصف سنة.

كيف تكمل ABC بتصنيفات أخرى

تحليل XYZ لتذبذب الطلب

يُصنف الأصناف حسب انتظام طلبها: X طلب مستقر يسهل التنبؤ به، Y طلب متغير بدرجة متوسطة أو موسمي، Z طلب متقطع يصعب التنبؤ به. يُقاس ذلك عادة بمعامل الاختلاف، أي الانحراف المعياري للاستهلاك الشهري مقسوماً على متوسطه. الجمع بين التصنيفين يعطي تسع خانات، ولكل خانة سياسة:

خانة CZ تحديداً هي المرشح الأول للمخزون الراكد: أصناف قليلة القيمة نادرة الطلب تتراكم سنوات على الرفوف. راجع مقالنا عن المخزون الراكد لطرق التعامل معها.

التصنيف حسب الأهمية التشغيلية

في الصيانة وقطع الغيار، يُستخدم تصنيف يقسم الأصناف إلى حيوية وضرورية ومرغوبة. الصنف الحيوي يُعامل بحذر حتى لو كان في الفئة C، لأن تكلفة نفاده أعلى بكثير من قيمته. الحل العملي أن يُضاف حقل "صنف حرج" في بطاقة الصنف يتجاوز نتيجة ABC عند تحديد مخزون الأمان.

ABC والتقييم المحاسبي للمخزون

للتحليل فائدة أيضاً عند إعداد القوائم المالية. وفق معيار المحاسبة الدولي 2 المطبق في المملكة، يُقاس المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل. أي أن الصنف الذي انخفض سعر بيعه المتوقع، أو تقادم، أو تلف جزء منه، يجب أن تُخفض قيمته في الدفاتر.

مراجعة صافي القيمة القابلة للتحقق لآلاف الأصناف عمل ثقيل. التصنيف يساعد على ترتيب الأولويات:

• أصناف الفئة A: تُراجع فردياً، لأن انخفاضاً صغيراً في سعر بيع ضاغط أو لوحة تحكم يؤثر بشكل ملموس في قيمة المخزون الإجمالية.
• أصناف B وC المتحركة: يكفي فيها اختبار جماعي حسب المجموعة.
• الأصناف الراكدة أياً كانت فئتها: تقرير بالأصناف التي لم تتحرك منذ ستة أشهر أو سنة يكشف المرشحين لتخفيض القيمة.

لاحظ أيضاً أن المعيار لا يسمح بطريقة الوارد أخيراً صادر أولاً، فتكلفة الوحدة المستخدمة في التحليل يجب أن تكون بطريقة الوارد أولاً صادر أولاً أو المتوسط المرجح، كما في دفاترك.

تطبيقات أخرى للمنطق نفسه

تحليل الإنفاق في المشتريات

يمكن تطبيق المنطق نفسه على الموردين بدلاً من الأصناف: رتب الموردين حسب قيمة المشتريات السنوية منهم، وستجد غالباً أن عدداً محدوداً منهم يستحوذ على معظم الإنفاق. هؤلاء يستحقون عقوداً سنوية وتقييم أداء دورياً واجتماعات مراجعة، بينما يكفي للموردين الصغار إجراءات شراء مبسطة.

تحليل العملاء

ترتيب العملاء حسب الإيراد أو هامش الربح يكشف من يستحق مدير حساب مخصصاً وأولوية في التوريد عند شح المخزون، ومن تكفيه قنوات الخدمة القياسية.

ترتيب مواقع المستودع

هنا يجب الانتباه: ترتيب المواقع يعتمد على عدد مرات الصرف لا على القيمة. صنف رخيص يُصرف مئة مرة في اليوم يستحق موقعاً قريباً من منطقة التجهيز أكثر من ضاغط غالٍ يُصرف مرة في الأسبوع. لذلك تستخدم المستودعات تصنيفاً منفصلاً حسب سرعة الحركة، يكمل ABC ولا يحل محله. أما أصناف A عالية القيمة فتحتاج غالباً منطقة مؤمنة ومراقبة، بصرف النظر عن سرعتها.

خطة تطبيق خلال أسبوعين

1. اليوم 1 إلى 3: استخرج من النظام حركات الاستهلاك لآخر اثني عشر شهراً وتكلفة كل صنف، واستبعد الأصناف الموقوفة.
2. اليوم 4 إلى 5: احسب قيمة الاستهلاك والترتيب والنسب التراكمية، واتفق مع المالية والمشتريات على حدود الفئات.
3. اليوم 6 إلى 7: راجع النتائج مع أمناء المستودعات لاكتشاف الأصناف الحرجة التي يجب تمييزها رغم تصنيفها C.
4. اليوم 8 إلى 10: اكتب السياسة لكل فئة: تكرار الجرد، مراجعة نقطة الطلب، صلاحيات الاعتماد، تغطية المخزون.
5. اليوم 11 إلى 14: سجل الفئة في بطاقات الأصناف، وأعد جدول الجرد الدوري، وحدد موعد إعادة التصنيف القادم.

أخطاء شائعة في التطبيق

• الحساب على سعر البيع بدل التكلفة: يضخم أصنافاً عالية الهامش ولا يعكس رأس المال المستثمر.
• الحساب على الرصيد الحالي بدل الاستهلاك: صنف راكد له رصيد كبير سيظهر في الفئة A رغم أنه لا يتحرك. هذا تحليل مختلف، مفيد لكشف الركود لكنه ليس ABC.
• التصنيف مرة واحدة ثم نسيانه: بعد سنة يصبح التصنيف قديماً ولا يعكس الواقع.
• تصنيف دون تغيير الإجراءات: إذا بقي الجرد والاعتماد والتنبؤ كما هي لكل الفئات، فلا فائدة من التصنيف.
• دمج المستودعات دون تمييز: صنف قد يكون A في فرع وC في فرع آخر. في الشركات متعددة الفروع يُستحسن التصنيف على مستوى الشركة وعلى مستوى كل مستودع.

دور نظام ERP في تحليل ABC

في جدول بيانات يمكن تنفيذ التحليل مرة، لكن تكراره كل ربع سنة لآلاف الأصناف وربطه بالإجراءات يحتاج نظاماً. ما يوفره النظام المتكامل:

• بيانات استهلاك وتكلفة دقيقة من الحركات الفعلية، دون تجميع يدوي من مصادر متفرقة.
• تخزين فئة كل صنف في بطاقته، واستخدامها في تقارير الجرد ونقاط إعادة الطلب وصلاحيات الاعتماد.
• تقارير مخزون حسب المستودع والفئة، تكشف أين يتركز رأس المال.
• تتبع حركات الصرف والاستلام لحظياً، حتى تكون نتائج الجرد قابلة للمقارنة مع رصيد موثوق.

في ترانكويل، تدير وحدة إدارة المخزون المخزون المركزي والمستودعات المتعددة ووحدات القياس المتعددة، وترتبط بالمشتريات والمبيعات والمحاسبة، ما يوفر البيانات التي يحتاجها التحليل من مصدر واحد. ويمكن إعداد تقرير تصنيف خاص بمعاييرك ضمن خدمات التخصيص.

الأسئلة الشائعة

هل يجب أن تكون نسب ABC هي 80/15/5 دائماً؟

لا. هذه نسب استرشادية شائعة. اختر الحدود التي تناسب توزيع أصنافك، والمهم أن تبقى ثابتة بين المراجعات حتى تكون المقارنة ممكنة.

هل أستخدم سعر البيع أم التكلفة في الحساب؟

التكلفة في الغالب، لأن الهدف قياس رأس المال المستثمر في المخزون وجهد إدارته. يمكن إجراء تحليل منفصل بالإيراد أو هامش الربح لأغراض المبيعات.

كم مرة أعيد التصنيف؟

كل ربع أو نصف سنة في أغلب الشركات، باستخدام بيانات آخر اثني عشر شهراً حتى تُحتسب المواسم كلها.

ماذا أفعل بصنف رخيص لكنه حرج للتشغيل؟

أضف له علامة "حرج" تتجاوز نتيجة ABC عند تحديد مخزون الأمان وأولوية الشراء، أو استخدم تصنيفاً موازياً حسب الأهمية التشغيلية.

هل يدعم ترانكويل تحليل ABC؟

يوفر ترانكويل بيانات المخزون والاستهلاك والتكلفة في نظام واحد، ويمكن بناء تقرير ABC حسب معاييرك ضمن خدمات التخصيص. تواصل مع فريق ترانكويل لمناقشة احتياجك.