دليل مفصل لتتبع الدُفعات

ما هو تتبع الدفعات؟

تتبع الدفعات هو تسجيل كل كمية من صنف ما تحت رقم دفعة واحد، يُعرف أيضاً برقم التشغيلة أو رقم اللوط، ثم متابعة هذا الرقم في كل حركة: من الاستلام من المورد، إلى التخزين، إلى الإنتاج، إلى البيع والتسليم للعميل. الدفعة مجموعة وحدات تشترك في أصل واحد، كأن تكون أُنتجت في الوردية نفسها من المواد الخام نفسها، أو وصلت في الشحنة نفسها من المورد بتاريخ انتهاء واحد.

الفكرة بسيطة، لكن قيمتها تظهر في اللحظة الصعبة: عندما يتصل عميل بشكوى جودة، أو يُبلغك مورد أن مادة خام وردها لك فيها عيب، أو تطلب جهة رقابية سحب منتج. بدون تتبع الدفعات، ستسحب كل المنتج من كل العملاء احتياطاً. ومع تتبع الدفعات، تعرف خلال دقائق أي العملاء استلموا الدفعة المتأثرة تحديداً، وأين بقيتها في مستودعاتك.

في هذا الدليل نشرح الفرق بين تتبع الدفعات والأرقام التسلسلية، وأين يلزم تتبع الدفعات في المملكة، وكيف يعمل في كل مرحلة، وكيف تنفذ عملية سحب منتج بمثال رقمي، وكيف تبدأ التطبيق في شركتك.

تتبع الدفعات أم الأرقام التسلسلية؟

كلاهما من أدوات التتبع، لكنهما يختلفان في مستوى التفصيل:

بعض القطاعات تجمع الاثنين. الأدوية مثال واضح، حيث تحمل كل عبوة رقم دفعة ورقماً تسلسلياً معاً.

لماذا يهم تتبع الدفعات؟

1. سحب المنتجات بدقة

عند اكتشاف مشكلة جودة، الفرق بين سحب دفعة واحدة وسحب كل المخزون والمبيعات قد يكون فرقاً بين خسارة يمكن احتمالها وأزمة حقيقية، في التكلفة وفي سمعة العلامة.

2. إدارة الصلاحية

كل دفعة لها تاريخ انتهاء. تتبعها يتيح صرف الأقرب انتهاءً أولاً، وتنبيهك قبل انتهاء الدفعات المخزنة بوقت كافٍ لبيعها أو التصرف فيها، بدلاً من اكتشافها منتهية في الجرد.

3. ربط الجودة بالمصدر

عندما تظهر نتائج فحص سيئة لمنتج تام، تستطيع الرجوع إلى دفعات المواد الخام التي دخلت فيه ومعرفة المورد والشحنة. ومع الوقت، تكشف البيانات أي الموردين أو الخطوط أو الورديات ترتبط بمشكلات أكثر.

4. الامتثال للمتطلبات الرقابية

بعض القطاعات تفرض التتبع بأنظمة محددة، كما سنوضح في القسم التالي.

5. تكلفة دقيقة

عندما تختلف تكلفة شراء المادة الخام بين شحنة وأخرى، يتيح تتبع الدفعات معرفة التكلفة الفعلية للمواد التي دخلت في كل دفعة إنتاج، لا متوسطاً عاماً فقط.

تتبع الدفعات في السياق السعودي

الأدوية

المملكة أول دولة خليجية أنشأت نظاماً وطنياً لتتبع الأدوية. وفق دراسة حالة منشورة لدى منظمة GS1، اشترطت الهيئة العامة للغذاء والدواء على مراحل وضع رمز ثنائي الأبعاد من نوع GS1 DataMatrix على عبوات الأدوية. المرحلة الأولى في 21 فبراير 2015 شملت رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء ورمز الهيئة إلى جانب رقم المنتج العالمي GTIN، ثم أضافت المرحلة الثانية في 21 مارس 2017 الرقم التسلسلي. أي شركة توزيع أو مستودع أدوية يحتاج نظاماً يقرأ هذه البيانات ويسجلها في كل حركة.

الأغذية

شركات الأغذية تتعامل مع تواريخ إنتاج وانتهاء ومتطلبات بطاقة غذائية تختلف حسب نوع المنتج، ومع احتمال طلب سحب عند اكتشاف تلوث أو مخالفة. حتى حيث لا يُشترط رقم دفعة بصيغة محددة على كل بطاقة، فإن القدرة على تحديد أين ذهبت كل شحنة هي ما يجعل السحب ممكناً. راجع المتطلبات الخاصة بمنتجاتك مع الهيئة العامة للغذاء والدواء، وقد تناولنا جوانب منها في مقالنا عن إدارة مخزون الأغذية ومتطلبات الهيئة.

المنتجات الصناعية والاستهلاكية

منتجات كثيرة تخضع لمتطلبات المطابقة عبر منصة سابر قبل دخول السوق. ورغم أن ذلك يتعلق بشهادات المطابقة أكثر من التتبع الداخلي، فإن ربط الشحنات والدفعات بشهاداتها يسهل الرد على أي استفسار رقابي. للتفاصيل، اقرأ مقالنا عن التتبع ومنصة سابر.

كيف يعمل تتبع الدفعات في كل مرحلة؟

1. الاستلام

عند وصول شحنة من المورد، تُسجل كل دفعة برقمها: إما رقم دفعة المورد كما هو مطبوع، أو رقم داخلي مرتبط به. يُسجل معها تاريخ الإنتاج وتاريخ الانتهاء والكمية ورقم أمر الشراء. إذا كانت الشحنة تحتوي دفعتين بتاريخي انتهاء مختلفين، تُسجلان منفصلتين حتى لو كان الصنف واحداً.

2. الفحص

إذا كانت المادة تخضع لفحص جودة عند الاستلام، تبقى الدفعة في حالة "تحت الفحص" ولا يُسمح بصرفها حتى تُعتمد. نتيجة الفحص تُسجل على الدفعة نفسها.

3. التخزين

تُخزن كل دفعة في موقع معروف داخل المستودع. عند التحويل بين المستودعات أو الفروع، ينتقل رقم الدفعة مع الكمية.

4. الإنتاج

هنا أهم نقطة وأصعبها. عند صرف المواد الخام لأمر إنتاج، يُسجل رقم كل دفعة مصروفة. وعند إنتاج المنتج التام، يحصل على رقم دفعة جديد مرتبط بأمر الإنتاج، وبالتالي بكل دفعات المواد الخام التي دخلت فيه. هذا الرابط هو ما يسمح بالتتبع للخلف والأمام.

5. البيع والتسليم

عند تجهيز طلب العميل، يُسجل رقم الدفعة المصروفة على سند التسليم والفاتورة. القاعدة المعتادة للمنتجات ذات الصلاحية هي صرف الأقرب انتهاءً أولاً، وليس الأقدم استلاماً بالضرورة.

6. المرتجعات

عند إرجاع العميل لبضاعة، تُسجل الدفعة المرتجعة برقمها، وتُفحص قبل إعادتها للمخزون القابل للبيع أو عزلها.

التتبع للخلف والتتبع للأمام

نظام تتبع الدفعات يجب أن يجيب عن سؤالين في الاتجاهين:

• التتبع للخلف: عميل اشتكى من منتج يحمل رقم الدفعة الفلاني. ما دفعات المواد الخام التي دخلت فيه؟ ومن أي الموردين؟ وما نتائج فحصها عند الاستلام؟
• التتبع للأمام: المورد أبلغ أن دفعة مادة خام معينة فيها عيب. ما المنتجات التامة التي دخلت فيها هذه الدفعة؟ وأين هي الآن: في المستودع، أم في الطريق، أم عند أي العملاء؟

إذا كان نظامك يجيب عن أحد السؤالين فقط، فالتتبع ناقص. والاختبار الحقيقي هو كم يستغرق الوصول إلى الإجابة: دقائق من تقرير، أم أياماً من البحث في الأوراق.

مثال عملي: سحب دفعة

مثال افتراضي: مصنع عصائر في جدة يتلقى إشعاراً من مورد مركّز البرتقال بأن الدفعة رقم 4471 التي وردها قبل شهر قد تحتوي مشكلة جودة. المصنع استلم من هذه الدفعة 2,000 كيلوغرام.

1. التتبع للأمام من المادة الخام: يُظهر النظام أن 1,600 كيلوغرام صُرفت في ثلاثة أوامر إنتاج، و400 كيلوغرام ما زالت في المستودع.
2. تحديد المنتج التام: أوامر الإنتاج الثلاثة أنتجت ثلاث دفعات من العصير، مجموعها 48,000 عبوة.
3. تحديد مكان المنتج: 18,000 عبوة ما زالت في مستودع المصنع، و6,000 في مستودع فرع الرياض، و24,000 بيعت إلى 37 عميلاً.
4. العزل الفوري: تُوقف المواد الخام المتبقية والعبوات في المستودعين عن الصرف بتغيير حالتها في النظام.
5. التواصل مع العملاء: يُستخرج تقرير بأسماء العملاء السبعة والثلاثين والكميات وأرقام الدفعات وتواريخ التسليم، ويبدأ التواصل.
6. المعالجة المالية: تُسجل المرتجعات بإشعارات دائنة مرتبطة بالفواتير الأصلية، وتُعالج المطالبة على المورد.

ولنقارن الأثر بالأرقام. لو كان سعر العبوة للعميل 2 ريال، فسحب 24,000 عبوة مبيعة يعني مرتجعات بقيمة 48,000 ريال قبل الضريبة، إضافة إلى تكلفة الجمع والإتلاف. أما لو اضطر المصنع لسحب كل إنتاج الشهر، ولنفترض أنه 300,000 عبوة منها 150,000 مبيعة، فالمرتجعات وحدها تصل إلى 300,000 ريال، دون حساب أثرها على علاقته بسلاسل التجزئة.

بدون تتبع الدفعات، كان على المصنع أن يفترض أن كل إنتاجه في الشهر الماضي معرض للمشكلة، وربما يسحب أضعاف هذه الكمية من مئات العملاء.

صرف الأقرب انتهاءً أولاً

من أهم تطبيقات تتبع الدفعات في المنتجات ذات الصلاحية قاعدة صرف الأقرب انتهاءً أولاً. تختلف عن قاعدة الوارد أولاً يُصرف أولاً، لأن الشحنة التي وصلت لاحقاً قد تكون أقرب انتهاءً من شحنة سابقة.

مثال افتراضي: في المستودع دفعتان من صنف واحد:

قاعدة الوارد أولاً تصرف الدفعة A أولاً. لكن قاعدة الأقرب انتهاءً تصرف B أولاً، لأنها تنتهي قبل A بشهرين. إذا اتُبعت القاعدة الأولى، قد تنتهي صلاحية B قبل بيعها. ولا يمكن تطبيق قاعدة الأقرب انتهاءً بدون تتبع الدفعات وتواريخ انتهائها.

ومن المفيد أيضاً تحديد حد أدنى للصلاحية المتبقية عند البيع. كثير من عملاء التجزئة يرفضون استلام بضاعة تبقى على انتهائها مدة قصيرة، فيجب أن يمنع النظام تخصيص دفعة لا تفي بشرط العميل.

ما البيانات التي تُسجل لكل دفعة؟

رقم الدفعة وحده لا يكفي. قيمته تأتي من البيانات المرتبطة به. هذه البيانات الأساسية التي يجب أن تحملها كل دفعة في النظام:

تتبع الدفعات حسب القطاع

• الأغذية والمشروبات: التركيز على تواريخ الانتهاء وصرف الأقرب انتهاءً، وعلى ربط المكونات بالمنتج التام لسرعة السحب. ودرجة حرارة التخزين لبعض الأصناف جزء من بيانات الدفعة.
• الأدوية والمستلزمات الطبية: تتبع إلزامي برمز ثنائي الأبعاد، مع الحاجة غالباً لتسجيل الرقم التسلسلي إلى جانب الدفعة.
• الكيماويات والدهانات: اختلاف بسيط في التركيب بين دفعتين قد يغير اللون أو الخصائص. العميل الذي يكمل مشروعاً يحتاج غالباً كمية من الدفعة نفسها.
• مستحضرات التجميل: صلاحية ومتطلبات بطاقة، ومرتجعات تحتاج تحديد دفعتها بدقة.
• مواد البناء: شهادات اختبار تختلف من دفعة لأخرى، والمقاول أو الاستشاري قد يطلب شهادة الدفعة الموردة لموقعه بالتحديد.
• البلاستيك والتعبئة: دفعات الحبيبات الخام تؤثر على جودة المنتج، فيلزم ربطها بأوامر الإنتاج لتحليل أسباب العيوب.

مؤشرات تقيس بها جودة التتبع

• زمن التتبع: كم دقيقة يستغرق تحديد كل العملاء الذين استلموا دفعة معينة؟
• نسبة الاكتمال: نسبة حركات الصرف والبيع التي سُجل عليها رقم دفعة من إجمالي الحركات للأصناف المتتبعة.
• الدفعات القريبة من الانتهاء: قيمة الدفعات التي ستنتهي خلال فترة محددة، ومتابعة التصرف فيها.
• الهالك بسبب الانتهاء: قيمة المخزون المشطوب لانتهاء صلاحيته، وهو مقياس مباشر لنجاح صرف الأقرب انتهاءً.

كيف تبدأ تطبيق تتبع الدفعات؟

1. حدد الأصناف التي تحتاج تتبعاً: ليس كل صنف يحتاج. ابدأ بالأصناف ذات الصلاحية، والخاضعة لمتطلبات رقابية، والمواد الخام التي تؤثر على جودة المنتج النهائي.
2. حدد قاعدة الترقيم: هل تستخدم رقم دفعة المورد، أم رقماً داخلياً؟ وما صيغته؟ صيغة تتضمن التاريخ والخط مثلاً تسهل القراءة البشرية.
3. اختر طريقة الإدخال: الإدخال اليدوي لأرقام الدفعات مصدر أخطاء كبير. الباركود أو رموز QR التي تحمل رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء تجعل التسجيل أسرع وأدق.
4. اضبط الإجراءات: من يسجل الدفعة عند الاستلام؟ كيف تُعزل الدفعات تحت الفحص؟ كيف يُسجل الصرف للإنتاج؟
5. درّب الفريق: أمناء المستودعات وعمال الإنتاج هم من سيسجلون البيانات. إذا لم يفهموا السبب، سيتعاملون معها كعبء ويختصرون.
6. اختبر بسحب وهمي: اختر دفعة عشوائية واطلب من الفريق تتبعها للأمام والخلف، وقِس الوقت. كرر الاختبار دورياً.

أخطاء شائعة

• تسجيل الدفعة في الاستلام فقط: ثم صرفها للإنتاج أو البيع دون رقم، فينقطع الرابط في منتصف السلسلة.
• دمج الدفعات في الموقع: وضع دفعتين من الصنف نفسه في الرف نفسه دون تمييز، فيصبح الصرف عشوائياً بينهما.
• الإدخال المؤجل: تسجيل أرقام الدفعات المصروفة للإنتاج في نهاية اليوم من الذاكرة.
• تجاهل المرتجعات: إعادة البضاعة المرتجعة إلى المخزون دون رقم دفعتها.
• عدم الاختبار: الاكتشاف أن التتبع لا يعمل يحدث عادة في أسوأ توقيت، أثناء سحب حقيقي.
• تقسيم الدفعة دون أثر: عند إعادة تعبئة كمية كبيرة في عبوات أصغر، يجب أن تحمل العبوات الجديدة رقماً مرتبطاً بالدفعة الأصلية، وإلا انقطعت السلسلة عند هذه الخطوة.
• الاعتماد على شخص واحد: إذا كان أمين مستودع واحد فقط يعرف أين كل دفعة، فالتتبع في ذاكرته لا في النظام، ويختفي بغيابه.

دور النظام في تتبع الدفعات

تتبع الدفعات على الورق أو في جداول منفصلة ممكن نظرياً لعدد قليل من الأصناف، لكنه ينهار عند أول عملية سحب حقيقية، لأن الإجابة تحتاج ربط الاستلام والإنتاج والبيع في وقت واحد. النظام المتكامل يجعل هذا الربط جزءاً من كل حركة، لا عملاً إضافياً.

في ترانكويل، تعمل إدارة المخزون مع المبيعات والمشتريات في نظام واحد، وتشمل حلول التصنيع تكامل الباركود لتسجيل الحركات بالمسح بدلاً من الإدخال اليدوي، وفحص الجودة لربط نتائج الفحص بالإنتاج، إلى جانب قوائم المواد متعددة المستويات وتخطيط المواد. وتشمل خدمات التخصيص الشاشات والتقارير ومسارات الاعتماد، فيمكن مناقشة إعداد التتبع المناسب لأصنافك مع الفريق.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين رقم الدفعة والرقم التسلسلي؟

رقم الدفعة يُعطى لمجموعة وحدات تشترك في أصل واحد، كالإنتاج في الوردية نفسها. الرقم التسلسلي يُعطى لكل وحدة منفردة. الأول شائع في الأغذية والأدوية والمواد، والثاني في الأجهزة والمعدات.

هل تتبع الدفعات إلزامي في المملكة؟

يعتمد على القطاع. الأدوية تخضع لمتطلبات تتبع ترمز رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء والرقم التسلسلي على العبوة. في القطاعات الأخرى راجع المتطلبات الخاصة بمنتجاتك مع الجهة المختصة.

ما الفرق بين التتبع للأمام والتتبع للخلف؟

التتبع للخلف يبدأ من المنتج التام ويصل إلى المواد الخام والموردين. التتبع للأمام يبدأ من المادة الخام ويصل إلى المنتجات التامة والعملاء الذين استلموها.

هل أحتاج تتبع الدفعات لكل الأصناف؟

لا. ابدأ بالأصناف ذات الصلاحية، والخاضعة لمتطلبات رقابية، والمواد التي تؤثر على جودة المنتج. الأصناف الأخرى قد لا تبرر الجهد الإضافي.

كيف أعرف أن نظام التتبع لدي يعمل؟

نفذ سحباً وهمياً: اختر دفعة عشوائية وتتبعها في الاتجاهين، وقس الوقت والدقة. يمكنك التواصل مع فريق ترانكويل لمناقشة طريقة إعداد التتبع في نظامك.