إدارة مخزون المواد الغذائية في السعودية

لماذا يختلف مخزون الأغذية عن أي مخزون آخر؟

علبة البراغي في مستودع مواد البناء تبقى صالحة سنوات. أما كرتونة اللبن أو صندوق الدجاج المبرد فله أيام أو أسابيع، ودرجة حرارة يجب ألا يتجاوزها، ورقم دفعة قد تحتاج إلى تتبعه في ساعات إذا ظهرت مشكلة في المصنع. لذلك فإن إدارة مخزون الأغذية ليست مجرد معرفة الكميات، بل معرفة أي دفعة، وبأي صلاحية، وفي أي ظروف خُزنت ونُقلت، وإلى أي عميل ذهبت.

في المملكة، تشرف الهيئة العامة للغذاء والدواء على سلامة الغذاء بموجب نظام الغذاء الصادر بالمرسوم الملكي م/1 بتاريخ 29/10/2014م ولائحته التنفيذية. هذا الدليل موجه لمصانع الأغذية ومستودعاتها ومراكز التوزيع والموزعين، ويشرح المتطلبات التي تمس المخزون مباشرة، ثم يحولها إلى إجراءات عمل يومية، ويوضح ما يجب أن يقدمه نظام ERP لتنفيذها. ولا يغني عن الرجوع إلى نصوص الهيئة المحدثة والاشتراطات الخاصة بنشاطك.

المتطلبات التنظيمية التي تمس المخزون

التتبع والاستدعاء

جدول المخالفات في اللائحة التنفيذية لنظام الغذاء، في الجزء الخاص بالمصانع والمستودعات ومراكز التوزيع، يتضمن التزامات واضحة على المنشأة، منها:

• أن يكون لديها دليل لتتبع الغذاء.
• أن تحتفظ بسجلات التتبع مدة لا تقل عن 180 يوماً، أو مدة أطول إذا حددتها الهيئة.
• أن تبلغ الهيئة عند الاشتباه في غذاء غير مطابق.
• أن تستدعي الغذاء غير المطابق أو تسحبه من السوق، وأن تكمل الاستدعاء خلال المهلة التي تحددها الهيئة.
• أن ترفع تقارير عن عمليات الاستدعاء.

عملياً، هذا يعني أن تستطيع الإجابة عن سؤالين بسرعة: من أين جاءت هذه الدفعة؟ وإلى من ذهبت؟ ويسمى هذا في الممارسة "خطوة للأمام وخطوة للخلف"، أي معرفة المورد المباشر والعميل المباشر لكل دفعة.

تواريخ الصلاحية

تنظم الهيئة صلاحية المنتجات الغذائية بمواصفتين: SFDA.FD 150-1 للتواريخ الإلزامية لصلاحية المنتجات الغذائية، وSFDA.FD/GSO 150-2 للتواريخ الاختيارية. المنتجات المدرجة في الجزء الأول لها مدد صلاحية قصوى محددة. على الموزع أن يعرف أي أصنافه تخضع لأي جزء، وأن يتأكد عند الاستلام من أن الصلاحية المتبقية مقبولة.

النقل المبرد والمجمد

تحدد "الاشتراطات العامة لنقل الأغذية" الصادرة عن الهيئة درجات حرارة للنقل: الحاويات المبردة بين 1.5 و10 درجات مئوية حسب المنتج، مع حد أقصى 5 درجات للألبان واللحوم المبردة وصفر درجة للأسماك، والمجمدات عند 18 درجة تحت الصفر أو أبرد. وتشترط تسجيلاً مستمراً لدرجة حرارة الثلاجة أو المجمد مع حفظ السجلات للرجوع إليها، وميزان حرارة يُقرأ من الخارج، ومركبات مخصصة معزولة ونظيفة، وألا تلامس المنصات الأرضية أو الجدران، وستائر هوائية أو بلاستيكية عند الأبواب، وفصل أنواع الأغذية.

تنبيه مهم: لا تفترض أن كل متطلب سمعت عنه من مورد أو منافس هو متطلب نظامي. تحقق دائماً من المصدر الرسمي للهيئة. والمقالات القديمة المنتشرة تحتوي أرقاماً غير موثقة عن عدد الاشتراطات والغرامات.

من المتطلبات إلى إجراءات المستودع

الاستلام: نقطة التحكم الأولى

معظم مشاكل مخزون الأغذية تبدأ عند الرصيف لا في الرفوف. شحنة استُلمت بصلاحية قصيرة، أو بحرارة مخالفة، أو دون تسجيل الدفعة، ستبقى مشكلة حتى خروجها. قائمة فحص عملية لكل استلام:

1. مطابقة أمر الشراء: الصنف والكمية ووحدة القياس كما طُلبت.
2. فحص الحرارة: قراءة حرارة المنتج المبرد أو المجمد عند فتح باب المركبة، ومراجعة سجل حرارة الرحلة إن توفر.
3. فحص الصلاحية: قراءة تاريخ الانتهاء ومقارنته بالحد الأدنى المقبول لهذا الصنف.
4. تسجيل الدفعة: رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء لكل دفعة في الشحنة، فقد تحتوي الشحنة الواحدة أكثر من دفعة.
5. فحص التغليف والملصقات: العبوات التالفة أو الملصقات غير الواضحة تُفصل.
6. التخزين الفوري: نقل المنتجات المبردة إلى التبريد دون انتظار على الرصيف.
7. توثيق الرفض: أي كمية مرفوضة تُسجل مع السبب وتُبلغ للمورد.

عندما تكون هذه الخطوات جزءاً من شاشة الاستلام في النظام، لا يستطيع الموظف إتمام الاستلام دون إدخال الدفعة والصلاحية، فيصبح التتبع نتيجة طبيعية للعمل اليومي لا جهداً إضافياً.

الصرف حسب الأقرب انتهاء (FEFO)

القاعدة المعروفة "ما يدخل أولاً يخرج أولاً" لا تكفي في الأغذية. قد تصل شحنة جديدة بصلاحية أقصر من شحنة سابقة، لأنها أُنتجت قبلها أو بقيت عند المورد مدة أطول. لذلك القاعدة الصحيحة هي "ما ينتهي أولاً يخرج أولاً".

مثال افتراضي: موزع لديه ثلاث دفعات من صنف عصير:

بقاعدة الأقدم وصولاً سيُصرف A أولاً، بينما B ينتهي قبله بأسبوعين. إذا كان البيع اليومي 5 كراتين فقط من هذا الصنف، فإن صرف A يستغرق 40 يوماً حتى منتصف أبريل تقريباً، ثم يحتاج B إلى 60 يوماً أخرى، أي حتى قرابة منتصف يونيو، فيصل إلى تاريخ انتهائه قبل نفاده، وقبل ذلك بأسابيع يرفضه العملاء الذين يشترطون حداً أدنى من الصلاحية المتبقية. بقاعدة الأقرب انتهاء يُصرف B ثم A ثم C، فيقل خطر الهدر.

الحد الأدنى للصلاحية المتبقية عند الاستلام والتسليم

كثير من سلاسل التجزئة الكبرى تشترط على الموردين ألا تقل الصلاحية المتبقية عند التسليم عن نسبة معينة من العمر الكلي للمنتج. هذه شروط تجارية تختلف من عميل لآخر وليست نصاً نظامياً، لكنها تؤثر مباشرة على الهدر. إذا كان عميلك الأكبر يشترط ثلثي الصلاحية مثلاً، فإن المنتج الذي عمره تسعون يوماً يجب أن يصله وأمامه ستون يوماً على الأقل، أي أن أمامك ثلاثين يوماً فقط من تاريخ الإنتاج للاستلام والتخزين والتوزيع.

لذلك اضبط في النظام لكل عميل رئيسي حداً أدنى للصلاحية المتبقية عند التسليم، ولكل مورد حداً عند الاستلام. وعندما تقترب دفعة من حد العميل الكبير، وجهها إلى قنوات أخرى قبل أن تصبح غير قابلة للبيع.

تمرين استدعاء: كيف يبدو عملياً؟

سيناريو افتراضي: أبلغ مصنع جبن موزعاً بأن الدفعة رقم 2611 قد تكون ملوثة، وطلب سحبها فوراً. لدى الموزع ثلاثة مستودعات و180 عميلاً من البقالات والمطاعم والأسواق.

1. إيقاف الصرف: تجميد الدفعة في كل المستودعات في النظام حتى لا تخرج كرتونة إضافية.
2. تحديد الكمية: الدفعة كانت 1,200 كرتون. الرصيد الحالي في المستودعات 420 كرتوناً.
3. تحديد العملاء: تقرير التتبع يُظهر أن 780 كرتوناً صُرفت إلى 46 عميلاً بفواتير محددة.
4. التواصل والسحب: إبلاغ العملاء الـ46 وجدولة الاسترجاع بالمركبات المبردة.
5. إبلاغ الهيئة: وفق متطلبات الإبلاغ عن الغذاء غير المطابق وإجراءات الاستدعاء.
6. التسوية: استلام المرتجعات في موقع حجر منفصل، وإصدار إشعارات دائنة للعملاء، ومطالبة المصنع بالتكلفة.
7. التقرير: الكميات المستدعاة مقابل المصروفة، والفرق، وأسبابه.

إذا كانت الدفعات مسجلة في كل حركة، فالخطوات 2 و3 تستغرق دقائق. وإذا لم تكن مسجلة، فالموزع أمام خيارين سيئين: سحب كل الصنف من كل العملاء، أو البحث يدوياً في أوراق التحميل. أجرِ تمرين استدعاء تجريبياً مرة أو مرتين في السنة على دفعة حقيقية، وقس الوقت الذي استغرقه.

الهدر والمعالجة المحاسبية

الأصناف القريبة من الانتهاء أو التالفة تتطلب قراراً سريعاً: بيع بخصم، أو تحويل لقناة أخرى، أو إرجاع للمورد وفق الاتفاق، أو إتلاف موثق. محاسبياً، يقاس المخزون وفق معيار IAS 2 بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل، فإذا كانت دفعة لن تُباع إلا بخصم يجعل سعرها أقل من تكلفتها، تُخفض قيمتها. والكميات المتلفة تُستبعد بمستند إتلاف واضح يحدد الدفعة والكمية والسبب. واحتفظ بمحاضر الإتلاف ومستنداته مع سجلات المخزون لتكون جاهزة عند المراجعة.

مثال على أثر الهدر على الربح

موزع افتراضي مبيعاته السنوية 30 مليون ريال بهامش إجمالي 18%، أي 5.4 مليون ريال. إذا كان الهدر من الانتهاء والتلف 2% من تكلفة البضاعة البالغة 24.6 مليون، فهذا 492,000 ريال، أي قرابة 9% من الهامش الإجمالي. خفض الهدر إلى 1% يعيد 246,000 ريال إلى الربح دون بيع كرتونة إضافية.

المستودع المبرد: ما يجب تسجيله

• درجة الحرارة في كل غرفة تبريد وتجميد بشكل مستمر، مع تنبيه عند الانحراف.
• زمن بقاء المنتجات المبردة على رصيف التحميل خارج التبريد.
• درجة حرارة المنتج عند الاستلام، ورفض الشحنات المخالفة مع توثيق السبب.
• سجلات حرارة المركبات لكل رحلة توزيع، مرتبطة بالشحنة وأرقام الدفعات.
• صيانة وحدات التبريد والمولدات الاحتياطية.

عندما ترتبط سجلات الحرارة بالشحنة في النظام، يمكن عند أي شكوى من عميل معرفة ظروف نقل الدفعة التي استلمها. لمزيد من التفاصيل عن سلسلة التبريد راجع مقالنا عن إدارة سلسلة التبريد.

المرتجعات والحجر

المرتجعات في توزيع الأغذية كثيرة: بضاعة قريبة الانتهاء يعيدها العميل، وكراتين تالفة في النقل، ومنتجات مستدعاة. الخطر أن تعود هذه البضاعة إلى المخزون المتاح للبيع دون فحص. الإجراء السليم أن تُستلم كل المرتجعات في موقع حجر منفصل في النظام وفي المستودع، ثم يقرر مسؤول الجودة مصير كل دفعة: إعادتها للمخزون المتاح إذا كانت سليمة ولم تتعرض لظروف مخالفة، أو إرجاعها للمورد، أو إتلافها بمحضر. والمنتجات المبردة التي عادت دون دليل على حفظها في الحرارة المطلوبة لا يصح إعادتها للبيع.

مؤشرات أداء لمخزون الأغذية

أهم مقارنة هنا هي أيام المخزون مقابل الصلاحية المتبقية. صنف رصيده يكفي 45 يوماً وصلاحيته المتبقية 30 يوماً سيتلف جزء منه حتماً ما لم يُتخذ إجراء الآن.

أخطاء شائعة لدى موزعي الأغذية

1. رقم الدفعة اختياري: يُسجل أحياناً ويُترك أحياناً، فيفقد التتبع قيمته عند أول استدعاء.
2. الصرف من المقدمة: العامل يصرف ما يصل إليه أولاً، لا ما ينتهي أولاً.
3. المرتجعات تعود للمخزون المتاح مباشرة: دون فحص أو حجر، فقد تُباع مرة أخرى بضاعة تعرضت لحرارة غير مناسبة.
4. سجلات حرارة ورقية: لا يمكن ربطها بالشحنات أو البحث فيها عند الحاجة.
5. اكتشاف قرب الانتهاء متأخراً: عندما لا يبقى وقت لأي إجراء غير الإتلاف.

البيع بالمركبات والتوزيع على الفروع

كثير من موزعي الأغذية في المملكة يبيعون عبر مندوبين بمركبات تجوب البقالات والمطاعم، أو يوزعون على فروع في مدن مختلفة. كل مركبة هنا مستودع صغير متحرك، ويجب أن تُعامل كذلك في النظام: تحميل الصباح يُسجل كتحويل من المستودع إلى المركبة بالدفعات، وكل فاتورة بيع من المركبة تحمل الدفعة المصروفة، والمرتجع في نهاية اليوم يعود إلى موقع الحجر لا إلى المخزون المتاح مباشرة. بدون ذلك، تنقطع سلسلة التتبع عند باب المستودع، ويصبح تحديد العملاء الذين استلموا دفعة معينة شبه مستحيل.

وفي التوزيع على الفروع، تتيح رؤية الأرصدة والصلاحيات عبر المواقع نقل دفعة قريبة الانتهاء من فرع بطيء الحركة إلى فرع أعلى طلباً قبل أن تتلف، بدلاً من أن يشتري الفرع الثاني الصنف نفسه من المورد بينما يتلف في الفرع الأول.

خطة تطبيق في ثلاث مراحل

المرحلة الأولى: الأساس

حدد الأصناف التي تحتاج تتبع دفعات وصلاحية، واجعل الحقول إلزامية لها في الاستلام والصرف. اكتب دليل التتبع الداخلي، وحدد مسؤول الجودة الذي يقرر في المرتجعات والدفعات المشتبه فيها.

المرحلة الثانية: القواعد

اضبط قاعدة الصرف حسب الأقرب انتهاء، وحدود الصلاحية المتبقية للموردين والعملاء الرئيسيين، وتنبيهات قرب الانتهاء، ومواقع الحجر.

المرحلة الثالثة: الاختبار والتحسين

نفذ تمرين استدعاء تجريبياً وقس زمنه، وراجع مؤشرات الهدر شهرياً، وعالج أسباب الهدر الأكبر بالتنسيق مع المشتريات والمبيعات.

ما الذي يجب أن يقدمه نظام ERP؟

عند تقييم أي نظام لمخزون الأغذية، تأكد من النقاط التالية عملياً وليس من العرض التسويقي:

• حقول دفعة وتاريخ انتهاء يمكن جعلها إلزامية لأصناف محددة.
• اقتراح الدفعة حسب الأقرب انتهاء عند الصرف.
• تقرير تتبع من الدفعة إلى العملاء ومن العميل إلى الدفعات.
• تجميد دفعة أو موقع بنقرة واحدة.
• تنبيهات بالأصناف التي تقترب من الانتهاء.
• مواقع حجر للمرتجعات والمنتجات المشتبه فيها.
• وحدات قياس متعددة (حبة، علبة، كرتون، منصة) بتحويل صحيح.
• فوترة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

في ترانكويل، تدعم وحدة إدارة المخزون المخزون المركزي عبر المستودعات ووحدات القياس المتعددة، وترتبط بالمبيعات والمرتجعات والمشتريات والمحاسبة، ويصدر النظام فواتير إلكترونية متوافقة مع المرحلتين الأولى والثانية. ويمكن تخصيص الشاشات والتقارير والموافقات لتناسب إجراءات التتبع لديك، ولذلك ننصح بمراجعة متطلبات الدفعات والصلاحية لديك مع فريقنا قبل التطبيق. لمعرفة المزيد عن تتبع الدفعات راجع مقالنا عن تتبع الدفعات، وعن متطلبات القطاع الأوسع راجع مقالنا عن أنظمة ERP لصناعة الأغذية.

الأسئلة الشائعة

كم مدة الاحتفاظ بسجلات تتبع الغذاء؟

لا تقل عن 180 يوماً وفق جدول المخالفات في اللائحة التنفيذية لنظام الغذاء، أو أطول إذا حددت الهيئة ذلك. وسجلات المحاسبة والضريبة لها مدد احتفاظ أطول وفق أنظمتها.

ما الفرق بين FIFO وFEFO؟

الأولى تصرف الأقدم وصولاً، والثانية تصرف الأقرب انتهاء. في الأغذية تقلل FEFO الهدر لأن الشحنة الأحدث قد تكون صلاحيتها أقصر.

ما مواصفات صلاحية المنتجات الغذائية في المملكة؟

SFDA.FD 150-1 للتواريخ الإلزامية لصلاحية المنتجات الغذائية، وSFDA.FD/GSO 150-2 للتواريخ الاختيارية.

ما درجات الحرارة المطلوبة لنقل الأغذية؟

وفق اشتراطات الهيئة: المبرد بين 1.5 و10 درجات حسب المنتج، بحد 5 درجات للألبان واللحوم المبردة وصفر للأسماك، والمجمد 18 تحت الصفر أو أبرد، مع تسجيل مستمر للحرارة.

هل يساعد ترانكويل موزعي الأغذية؟

نعم، بإدارة المخزون عبر المستودعات ووحدات القياس المتعددة والمبيعات والمرتجعات والفوترة الإلكترونية، مع إمكانية التخصيص. تواصل مع فريق ترانكويل لمراجعة احتياجاتك.