لماذا مخزون الدورة مهم لعملك؟

ما هو مخزون الدورة؟

افتح نظام المخزون في أي شركة توزيع وانظر إلى رصيد صنف سريع الحركة على مدى شهرين. سترى نمطاً متكرراً: الرصيد يقفز عند وصول الشحنة، ثم ينخفض تدريجياً مع البيع، ثم يقفز مرة أخرى عند الشحنة التالية. الجزء من المخزون الذي يرتفع وينخفض بهذا الشكل المنتظم هو مخزون الدورة.

بتعريف أدق، مخزون الدورة هو المخزون الذي تحتفظ به لتلبية الطلب المتوقع في الفترة بين وصول طلبيتين متتاليتين. هو المخزون "العامل" الذي يُباع أو يُستهلك فعلاً في الأحوال العادية، تمييزاً له عن المخزون الذي تحتفظ به احتياطاً للمفاجآت، أو المخزون الذي ما زال في الطريق، أو المخزون الراكد الذي لا يتحرك.

لماذا يستحق مقالاً مستقلاً؟ لأن مخزون الدورة في أغلب الشركات هو الجزء الأكبر من المخزون، وحجمه يتحدد بقرار واحد يتخذه قسم المشتريات كل مرة: كم نطلب؟ هذا القرار يحدد كم من رأس المال مجمد على الرفوف، وكم مرة ندفع تكاليف الطلب والشحن، وكم مساحة نحتاج في المستودع.

مكونات المخزون: أين يقع مخزون الدورة؟

الفرق الجوهري بين مخزون الدورة ومخزون الأمان أن الأول يُستهلك بالكامل تقريباً في كل دورة، أما الثاني فيُفترض أن يبقى في المستودع معظم الوقت ولا يُستخدم إلا عند المفاجآت. لشرح مفصل لمخزون الأمان وطريقة حسابه راجع مقالنا عن مخزون الأمان، ولمخزون الطريق راجع مقالنا عن مخزون خط الأنابيب.

كيف تحسب مخزون الدورة؟

إذا كان الطلب منتظماً تقريباً، فإن متوسط مخزون الدورة يساوي نصف كمية الطلب:

متوسط مخزون الدورة = كمية الطلب ÷ 2

السبب بسيط: عند وصول الطلبية يكون مخزون الدورة في أعلاه (الكمية كاملة)، وقبل وصول الطلبية التالية مباشرة يكون قريباً من الصفر. والمتوسط بين الأعلى والأدنى هو النصف.

مثال افتراضي

شركة توزيع مواد غذائية تبيع 600 كرتون من صنف معين أسبوعياً، وتطلب 2,400 كرتون كل أربعة أسابيع. ولديها مخزون أمان قدره 300 كرتون.

• متوسط مخزون الدورة = 2,400 ÷ 2 = 1,200 كرتون.
• متوسط إجمالي المخزون = 1,200 + 300 = 1,500 كرتون.
• إذا كانت تكلفة الكرتون 80 ريالاً، فمتوسط قيمة مخزون الدورة 96,000 ريال، وإجمالي المخزون 120,000 ريال.

لاحظ أن مخزون الدورة يمثل هنا 80% من متوسط المخزون. هذا شائع، ولهذا فإن أي تحسين في كمية الطلب ينعكس مباشرة على رأس المال العامل.

تكلفة الاحتفاظ بمخزون الدورة

المخزون على الرف ليس مجانياً. تكلفة الاحتفاظ تشمل تكلفة رأس المال المجمد، وإيجار المساحة، والتأمين، والتلف والتقادم، والعمالة والمعدات في المستودع. كثير من الشركات تقدرها كنسبة سنوية من قيمة المخزون، وتتراوح عادة في تقديرات الممارسين بين 15% و30% حسب طبيعة الصنف وتكلفة التمويل. هذه نسب تقديرية يجب أن تحسبها كل شركة من أرقامها الفعلية.

في المثال السابق، إذا كانت تكلفة الاحتفاظ 20% سنوياً، فإن مخزون الدورة وحده يكلف 96,000 × 20% = 19,200 ريال سنوياً لهذا الصنف فقط. اضرب ذلك في مئات الأصناف لترى لماذا يستحق مخزون الدورة الاهتمام.

المعادلة بين الطلب الكبير والطلب الصغير

يمكنك تقليل مخزون الدورة بطلب كميات أصغر بتكرار أكبر. لكن كل طلبية لها تكلفة ثابتة: وقت المشتريات، والمطابقة والمحاسبة، والشحن، والاستلام والفحص. لنقارن خيارات افتراضية للصنف نفسه، بطلب سنوي 31,200 كرتون، وتكلفة طلبية 600 ريال، وتكلفة احتفاظ 16 ريالاً للكرتون سنوياً (20% من 80 ريالاً):

الطلب الصغير جداً يضاعف تكاليف الطلب، والطلب الكبير جداً يضاعف تكاليف الاحتفاظ. والتكلفة الإجمالية تكون في أدناها في منطقة وسطى.

كمية الطلب الاقتصادية

النقطة المثلى في الجدول السابق تحسبها معادلة كمية الطلب الاقتصادية، التي نشرها فورد هاريس لأول مرة عام 1913:

كمية الطلب الاقتصادية = الجذر التربيعي لـ (2 × الطلب السنوي × تكلفة الطلبية ÷ تكلفة الاحتفاظ بالوحدة سنوياً)

بالتطبيق على المثال: الجذر التربيعي لـ (2 × 31,200 × 600 ÷ 16) = الجذر التربيعي لـ 2,340,000 ≈ 1,530 كرتوناً. عند هذه الكمية تتساوى تقريباً تكلفة الطلب السنوية وتكلفة الاحتفاظ، وتكون التكلفة الإجمالية نحو 24,480 ريالاً، مقارنة بـ 27,000 ريال عند الطلب الحالي البالغ 2,400 كرتون.

المعادلة نقطة بداية لا قرار نهائي. في الواقع ستقرّب الكمية إلى عدد كامل من الطبالي أو إلى ما يملأ الشاحنة، وستأخذ في الحسبان الحد الأدنى للطلب لدى المورد. للتوسع في المعادلة وحدودها راجع مقالنا عن كمية الطلب الاقتصادية.

مخزون الدورة في المراجعة المستمرة والمراجعة الدورية

هناك طريقتان شائعتان لإعادة الطلب، ولكل منهما أثر مختلف على مخزون الدورة:

• المراجعة المستمرة: تطلب كمية ثابتة كلما وصل الرصيد إلى نقطة إعادة الطلب. هنا مخزون الدورة يساوي نصف الكمية الثابتة، والفترة بين الطلبيات تتغير مع تغير الطلب.
• المراجعة الدورية: تراجع الرصيد كل فترة ثابتة، مثلاً كل أسبوعين، وتطلب ما يكمل الرصيد إلى مستوى مستهدف. هنا الفترة ثابتة والكمية تتغير، ومتوسط مخزون الدورة يساوي تقريباً نصف استهلاك فترة المراجعة.

مثال افتراضي على المراجعة الدورية: إذا كان الاستهلاك 600 كرتون أسبوعياً وتُراجع الأرصدة كل أسبوعين، فالكمية المطلوبة في المتوسط 1,200 كرتون، ومتوسط مخزون الدورة نحو 600 كرتون. تقصير فترة المراجعة إلى أسبوع يخفض مخزون الدورة إلى نحو 300 كرتون، لكنه يضاعف عدد الطلبيات. المراجعة الدورية شائعة عندما تُطلب أصناف كثيرة من المورد نفسه، لأنها تسمح بتجميعها في طلبية واحدة في يوم ثابت.

مثال متكامل: مستورد يختار بين نصف حاوية وحاوية كاملة

شركة افتراضية تستورد صنفاً بتكلفة 50 ريالاً للوحدة قبل الشحن، وتبيع منه 24,000 وحدة سنوياً. الحاوية الكاملة تتسع لـ 8,000 وحدة وتكلف شحناً وتخليصاً 12,000 ريال، ونصف الحاوية بنظام الشحن المجمع يتسع لـ 4,000 وحدة ويكلف 8,000 ريال. تكلفة الاحتفاظ 20% سنوياً.

رغم أن الحاوية الكاملة أرخص في الشحن بـ 12,000 ريال سنوياً، فإن مضاعفة مخزون الدورة تكلف 20,000 ريال إضافية، فيكون نصف الحاوية أوفر في هذه الحالة. لو كان الصنف أرخص بكثير، أو تكلفة الاحتفاظ أقل، لانقلبت النتيجة. هذا بالضبط نوع الحساب الذي يجب أن يسبق قرار الشحن، بدلاً من الاكتفاء بمقارنة سعر الشحن.

العوامل التي تحدد مخزون الدورة عملياً

الحد الأدنى للطلب لدى المورد

إذا كان المورد لا يقبل أقل من 3,000 كرتون، فلن تستطيع تطبيق كمية 1,530 مهما كانت مثالية نظرياً. الحل إما التفاوض على حد أدنى أقل، أو تجميع أصناف متعددة من المورد نفسه في طلبية واحدة تحقق الحد الأدنى بقيمتها الإجمالية.

خصومات الكمية

عرض المورد خصماً 2% إذا طلبت 4,800 كرتوناً. هل يستحق؟ قيمة المشتريات السنوية 31,200 × 80 = 2,496,000 ريال، والخصم يوفر 49,920 ريالاً. التكلفة الإضافية في الجدول بين 1,600 و4,800 كرتون هي 42,300 ناقص 24,500 = 17,800 ريال. في هذه الحالة الافتراضية الخصم يستحق، بشرط أن يتسع المستودع وألا تكون للصنف صلاحية قصيرة. لو كان الخصم 0.5% فقط (12,480 ريالاً) لما استحق.

امتلاء وسيلة النقل

للمستوردين خاصة، تكلفة الحاوية الكاملة قد لا تختلف كثيراً عن نصف حاوية. هذا يدفع كمية الطلب نحو ما يملأ الحاوية، ويرفع مخزون الدورة. القرار الصحيح يقارن تكلفة الشحن الإضافية بتكلفة الاحتفاظ الإضافية، لا أحدهما فقط.

الصلاحية والتلف

للمواد الغذائية والأدوية ومستحضرات التجميل، أقصى كمية طلب هي ما يمكن بيعه قبل انتهاء الصلاحية بهامش أمان. صنف صلاحيته ستة أشهر ويُباع منه 600 كرتون أسبوعياً لا يجوز أن تُطلب منه كمية تحتاج سنة لبيعها، مهما كان الخصم.

مساحة المستودع

مخزون الدورة يحدد ذروة الإشغال في المستودع لحظة وصول الشحنات. إذا وصلت شحنات أصناف كثيرة في الأسبوع نفسه، قد تتجاوز السعة. توزيع مواعيد الطلبيات على أيام مختلفة يخفف هذه الذروة دون تغيير الكميات.

مخزون الدورة عندما يتغير الطلب موسمياً

المعادلات السابقة تفترض طلباً منتظماً، لكن الطلب في السوق السعودي يتغير بوضوح في مواسم مثل رمضان والأعياد والعودة للمدارس والصيف. الخطأ الشائع هو حساب كمية طلب واحدة للسنة كلها. الأفضل تقسيم السنة إلى فترات متجانسة وحساب الكمية لكل فترة على حدة. صنف يُباع منه 600 كرتون أسبوعياً في العادة و1,500 كرتون في رمضان يحتاج كمية طلب أكبر أو تكراراً أعلى في الموسم. والمخزون الذي يُبنى قبل الموسم تحسباً للذروة ليس مخزون دورة، بل مخزون تحسب، ويجب أن يُتابع منفصلاً حتى لا يُخفي تضخماً في المخزون بعد انتهاء الموسم.

مخزون الدورة في التصنيع

المنطق نفسه ينطبق داخل المصنع. حجم دفعة الإنتاج يحدد مخزون الدورة من المنتج التام أو نصف المصنع، وتكلفة تجهيز الخط بين منتج وآخر تقابل تكلفة الطلبية في الشراء. خط تعبئة يحتاج ثلاث ساعات تنظيف وتجهيز بين نكهتين سيدفع إلى دفعات كبيرة ومخزون دورة مرتفع. تقليل زمن التجهيز يسمح بدفعات أصغر ومخزون أقل دون رفع التكلفة، وهو من أكثر طرق خفض المخزون فعالية في المصانع.

مهلة التوريد: أثرها غير المباشر

من الأخطاء الشائعة الاعتقاد أن طول مهلة التوريد يزيد مخزون الدورة مباشرة. في الحقيقة، مخزون الدورة يتحدد بكمية الطلب. مهلة التوريد تؤثر على نقطة إعادة الطلب (متى تطلب)، وعلى مخزون خط الأنابيب، وعلى مخزون الأمان إذا كانت المهلة متقلبة. لكنها قد تؤثر بشكل غير مباشر: المورد البعيد غالباً يفرض حداً أدنى أعلى للطلب، أو تجعل تكلفة الشحن العالية الطلبيات الكبيرة أكثر جدوى، وهذا ما يرفع مخزون الدورة.

تطبيق تحليل ABC على مخزون الدورة

لا تحتاج كل الأصناف إلى العناية نفسها. تحليل ABC يرتب الأصناف حسب قيمة استهلاكها السنوي:

• أصناف A: قليلة العدد عالية القيمة. تستحق حساباً دقيقاً لكمية الطلب، ومراجعة متكررة، وطلبيات أصغر بتكرار أعلى، لأن كل ريال من مخزون دورتها مكلف.
• أصناف B: مراجعة دورية بقواعد معقولة.
• أصناف C: كثيرة العدد منخفضة القيمة. يمكن طلبها بكميات أكبر وتكرار أقل، لأن تكلفة الطلب المتكرر تتجاوز وفر الاحتفاظ.

للتفاصيل راجع مقالنا عن تحليل ABC للمخزون.

مؤشرات لمتابعة مخزون الدورة

• أيام التغطية: متوسط المخزون ÷ متوسط الاستهلاك اليومي. في المثال: 1,500 ÷ (600 ÷ 7) ≈ 17.5 يوماً.
• معدل الدوران: تكلفة المبيعات السنوية ÷ متوسط قيمة المخزون. في المثال: 2,496,000 ÷ 120,000 ≈ 20.8 مرة سنوياً.
• نسبة مخزون الدورة إلى الإجمالي: إذا انخفضت بشكل كبير، فقد يعني ذلك تضخم مخزون الأمان أو تراكم مخزون راكد.
• انحراف الكمية المطلوبة عن المخطط: هل تُطلب فعلاً الكميات المحسوبة، أم يغير المشترون الكميات حسب الانطباع؟

خطوات عملية لتحسين مخزون الدورة

1. استخرج الاستهلاك الفعلي لكل صنف خلال آخر 12 شهراً، مع استبعاد الفترات الاستثنائية.
2. احسب تكلفة الطلبية الفعلية لديك: وقت المشتريات والاستلام والمحاسبة والشحن الثابت.
3. قدّر تكلفة الاحتفاظ من أرقامك: تكلفة التمويل، والإيجار، والتأمين، والتلف.
4. ابدأ بأصناف A واحسب لها كمية الطلب الاقتصادية، ثم قرّبها إلى وحدات الشحن والحد الأدنى للمورد.
5. قارن بما يُطلب فعلاً ودوّن الفروق وأسبابها.
6. راجع النتائج كل ربع لأن الطلب والأسعار وتكاليف الشحن تتغير.

أخطاء شائعة

• الطلب بالعادة: "نطلب دائماً حاوية" قرار قد يكون صحيحاً قبل سنوات وخاطئاً اليوم.
• مطاردة الخصم دون حساب: خصم صغير على كمية كبيرة قد يكلف أكثر مما يوفر.
• خلط مخزون الأمان بمخزون الدورة: زيادة الكمية "احتياطاً" ترفع المخزون كله بدلاً من ضبط مخزون الأمان وحده.
• تجاهل الصلاحية: كمية مثالية حسابياً قد تعني بضاعة منتهية قبل بيعها.

الجانب المحاسبي

مخزون الدورة جزء من المخزون الذي يُقاس وفق معيار المحاسبة الدولي 2 بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل، وتُستخدم طريقة الوارد أولاً صادر أولاً أو المتوسط المرجح، لأن طريقة الوارد أخيراً صادر أولاً غير مسموحة. وضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد بنسبة 15% لا تدخل في تكلفة المخزون. أما تكاليف الشحن والجمارك غير المستردة فتدخل في التكلفة، وهذا سبب إضافي لحساب تأثير حجم الطلبية على تكلفة الوحدة الفعلية لا على سعر المورد فقط.

دور نظام ERP في إدارة مخزون الدورة

الحسابات السابقة تحتاج بيانات دقيقة: الاستهلاك الفعلي لكل صنف، وتكاليف الطلب والاستلام، والأرصدة في كل مستودع، ووحدات القياس المختلفة بين الشراء والتخزين والبيع. في جداول البيانات تتقادم هذه الأرقام بسرعة.

وحدة إدارة المخزون في ترانكويل تدعم المخزون المركزي، ووحدات القياس المتعددة، والتجميع والمجموعات المسبقة، وترتبط بالمشتريات والمبيعات والمحاسبة في نظام سحابي واحد. هذا يعطي المشتري صورة محدثة عن الاستهلاك والأرصدة عند اتخاذ قرار الكمية.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين مخزون الدورة ومخزون الأمان؟

مخزون الدورة يُستهلك بانتظام بين الطلبيات ويتحدد بكمية الطلب. مخزون الأمان احتياطي ثابت للمفاجآت ويتحدد بتقلب الطلب والمهلة ومستوى الخدمة المطلوب.

كيف أحسب متوسط مخزون الدورة؟

بقسمة كمية الطلب على اثنين إذا كان الاستهلاك منتظماً تقريباً. طلبية من 2,400 وحدة تعطي متوسط مخزون دورة 1,200 وحدة.

هل تقليل مخزون الدورة دائماً أفضل؟

لا. تقليله يعني طلبيات أكثر وتكاليف طلب وشحن أعلى. الهدف هو الكمية التي تقلل التكلفة الإجمالية، لا أقل مخزون ممكن.

هل تؤثر مهلة التوريد على مخزون الدورة؟

ليس مباشرة. المهلة تحدد متى تطلب وتؤثر على مخزون الطريق والأمان، لكن مخزون الدورة يتحدد بكمية الطلب. قد تؤثر المهلة بشكل غير مباشر إذا دفعتك إلى طلبيات أكبر.

هل يساعد ترانكويل في إدارة المخزون؟

نعم، عبر وحدة المخزون المرتبطة بالمشتريات والمبيعات والمحاسبة. تواصل مع فريق ترانكويل لمناقشة احتياجات مستودعاتك.